小白也要懂的辦公軟體2：如何正確的打開思維導圖？

導語：思維導圖伴隨著各路大咖的普及使用現在已經是一種比較普遍使用的辦公軟體，就連傳統企業的老闆們都會動不動來一句先畫個導圖讓我們腦暴下，但是，作為一個對思路、想法進行歸納整理的工具來說，它在工作中的地位卻被高估了太多，下面，我們就來看看如何用正確的打開思維導圖。

當人在思考一個複雜的事物的時候，會冒出很多很多想法，但是人的記憶能力又十分有限，所以如果沒有很好的方式把靈感都記錄下來的話，它們很可能馬上溜走，無影無蹤。

而思維導圖鼓勵用一種靈活的方式，把想到的東西都記錄下來，一個關鍵詞激發出更多的關鍵詞，然後再衍生出更多的……同時豐富的色彩、形象的圖示等，也能起到激發思維的作用，所以一般人做完一張思維腦圖，往往會驚訝於自己竟能收穫這麼多樣和豐富的想法。

但是，從系統思維的出發點來看，它並不是一個很理想的工具。

主要原因是：思維導圖表面上看是一張放射性的大網，但是如果把枝葉都垂下來，就會發現這只不過是一個樹形結構。

而現實中的系統絕不會都只是樹形結構這麼簡單，系統的結構是非常多樣的，並且有的複雜系統很可能是多種基本結構的組合，會非常複雜，所以，如果凡事都用思維導圖，那麼我們其實是曲解和簡化了原本的系統。

思維導圖做的最多的事情就是對思維的分類、整理、歸納並用樹形的結構展示出來，最大的優勢就是全面，但是，我們都知道工作之間是相互關聯的，而導圖的拆解是依靠MECE（不重複、不遺漏）原則來進行的，這裡的問題就是：元素之間缺乏系統的關聯，如將人物事件關聯後的項目分工、將事件組合形成多樣的結構進而迸發新的思維、將時間事件關聯後形成的項目進度管理等；

所有，在工作當中建議使用思維導圖的地方有：

1.需要產生新的創意時：個人認為這是思維導圖最大的優勢，因為樹形結構的思考方式可以讓我們很容易在一個點上進行深入的突破，進而想到一些平時沒注意的或是忽略掉的事情，並且數量是創意類腦暴時一個很重要的因素，所以當我們工作遇到瓶頸需要突破時，思維導圖絕對是一個擴展思路產生新想法的重要利器。

2.需要進行大量歸類整理時：不管是日常大量需求的記錄或是休息時閱讀的一本好書，思維導圖的記錄方式絕對是最符合我們記憶和事後再次翻閱的方式之一，畢竟在第一次完整思考或閱讀後，後面就是需要對重點內容的回顧就好。

3.需要批量記錄時：一般會議的發言都會遵循總-分-總的形式，這個是和思維導圖可以有一個很契合的對應關係，尤其是在有多人發言時，所有人發言的重點一目了然並且記錄完成時就已經是整理歸納好了，不管是最後做總結還是日後拿出來看，都是極為方便的一件事，尤其是和Word、雲筆記記錄相比更是有著先天的優勢。

思維導圖只是其中的一個環節，在完成後需要腦暴將想法交叉關聯或是依據資源的投放程度進行篩選，然後才是一個完整的方案或是可討論的版本，也就是說導圖更多的是記錄我們原始想法和層級展現的工具，更多的用於一個項目的初期，用於提供後面的頭腦風暴、項目評審、人員分工、進度安排等具體實施細節的基礎，它僅僅是一個環節，而不是工作的全部，如果你曾經拿著導圖去找老闆說方案，哪就真的應該懷念下當初單純的自己了。

下圖是老司機在14年總結的《產品xinjing》書籍的導圖，都已經3年多了偶爾拿出來看一下依然有不少啟發。

下面，介紹下主流的思維導圖軟體

Mindmanager和XMind可能是工作當中運用最廣的兩款軟體了，前者是出現早，後者是本土化做的比較好，如果不考慮同事使用的話（畢竟不同軟體無法打開），建議還是考慮下國產軟體Xmind，和億圖與visio的關係一樣，本土化軟體所能提供的模板要遠遠多於這些外企廠商的，還有一點很重要，就是便宜好多好多~

隨著思維導圖書籍的普及，現在很多都在引導讓導圖做的越來越漂亮，這種很多時候就造成了一種畫圖比構思的時間更長，導圖最核心的就是如何將一個點拆解開以及每個層級的邏輯關係是否合理，如果不是為了日後欣賞或是在比較重要的場合進行展示的話，建議還是採用最基礎的畫圖方式即可，畢竟元素越多的情況下越容易無法專注的思考問題而且我們也不希望看到這個圖畫的不錯，這個元素有意思的這些與問題無關的討論。

最後，來一個簡單的做思維導圖的注意事項和操作步驟

樹枝狀思維導圖適合於進行設想訓練，因為思維導圖的分枝是你隨手畫出，不管畫多畫少，它都不強迫你寫下那麼多的設想概念。

概念圖式思維導圖適合於知識整理學習，它一般是依順序先提出方向、概念和方案，再去畫思維導圖。

但做樹枝狀思維導圖時,我們必須了解概念的三個層次；

一是方向：你能得到的最廣泛的概念就成了方向。

二是概念：指做事的一般方法或方式。

三是方案：指實現概念的明確、具體的方法和方案必須是明確的、可以直接付諸實施的。

不管做哪種思維導圖，基本步驟如下：

1、把主題畫在紙的中央

主題可以用關鍵字和圖像來表示。

所謂關鍵字，是表達核心意思的字或詞。

關鍵字應該是具體的、有意義的。

這樣，有助於我們進行回憶。

2、考慮「次主題」，也就是上一層主題的延伸。

3、在「次主題」後，羅列更為細節的要點。

這個時候要注意的是，不要強迫自己用一定的順序或結構來羅列要點。

4、整理思維過程

在完成思維導圖後，再用阿拉伯數字把它們標記出來。

任何一個「次主題」都要用一種顏色來表示。

而且，如果可能的話，要儘可能用圖像來表達一個關鍵字，這可以大大加深記憶。

5、製作思維導圖的要素和技能

在具體製作思維導圖過程中，需要掌握哪些要素和技能呢？曰本的久恆啟一教授在他的書籍《圖形思考》中給了我們一些啟示：

1、尋找關鍵詞

這裡所說的關鍵詞，就是用最明確的語言表達最重要的概念。

尋找關鍵詞要有比較好的概括能力和把握事物本質的能力。

一般來說,關鍵詞就是文章或演講中強調或者重複率極高的那個詞彙。

2、合理應用圖示與箭頭記號

如果我們要表達兩個或兩個以上的關鍵詞的外延關係可用圓圈表達：表達兩個事物之間的關係(諸如概念、理論、時間等)與流程可以使用箭頭來表達：

3、寫標題與解說對於自己辛苦繪製出來的思維導圖，或許自己認為是完全可以領會的，可以熟知其中的任何內容。

但是旁人看到未必理解其中意義。

另外，自己如果過了一段時間再看該思維導圖，是否還清楚當時畫的是什麼呢？因此，要有給思維導圖做標題和適當說明的習慣。

結束語：

《小白也要懂的辦公軟體》系列在非必要時不會涉及到具體的使用，只會針對日常工作中出現何種情況應該使用何種工具及何種方法去解決，知道了工具和方法，網絡上有大量的使用教程可供查看，關鍵是解決工作問題思路的建立。

思維導圖做為工作中必不可少的軟體之一，極大的提升我們在思考、整理、構思時的用途，下期我們要說辦公軟體是visio和億圖。