項目溝通管理——有效溝通八步走

我們每天都在和很多人溝通，卻經常感到溝通沒有意義：覺得僅僅是一件小事，卻要花費幾個小時的時間和精力去和對方說清楚；覺得自己明明說得很清楚，對方的理解卻南轅北轍；覺得自己明明不是那個意思，卻總是被誤解......

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溝通雖然是我們每天都做的事情，但卻不是一件容易的事，想要做好可需要一定的學習和鍛鍊。

在壹建聯之前發布的 「溝通有道，讓你工程無憂」這篇文章中，我們也提到過「工程管理中最難的其實都是和人溝通協調的事」。

一個成功的項目管理者，他的最主要任務之一，就是要充分發揮自己的溝通能力來使項目團隊更加有效地工作。

而在建築施工現場管理中，有效的溝通更為重要，因為項目都是以團隊（專業、班組）作業的方式來開展的，而團隊作業則需要更多的信息交流和思想溝通。

合格的項目經理必須要熟悉項目溝通的過程，並充分使用這一過程去分析和發現項目管理中出現的各種溝通障礙，從而使項目組織中的溝通高效、信息通暢。

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項目溝通過程示意圖

項目溝通八步走

(1) 確定想法。

項目溝通的目的之一在於提出問題、要求並獲得回應。

那麼，在溝通過程中，作為信息發送者，你首先要確定此次溝通的內容、目的與想法，你在溝通過程中要對方接受和理解的東西是什麼? 如果連你自己都沒確定，還能指望對方能明確理解你的意圖？

(2) 進行編碼。

同樣的語言、詞彙，對於不同的人來說，理解可能是不同的。

所謂編碼，是指將自己傳達給對方的信息編譯成對方能夠正確理解的符號，通俗點說，就是「將自己的想法用對方聽得懂的話表達出來」。

在編譯的過程中要綜合考慮對方的地域文化背景、知識水平、理解力等因素。

舉個栗子，你作為項目經理，準備向下面的基層施工人員傳達一項新的施工方法，用文字介紹或者視頻演示兩種方式，哪一種更容易被他們所理解呢？

(3) 選擇渠道。

項目溝通中難免會受各種干擾導致溝通過程中信息的丟失與失真，那麼選擇合適的溝通渠道來和信息接收者進行溝通就顯得很重要。

舉個栗子：項目經理要和手下10個員工確定開會時間，那麼相比於群發電子郵件或簡訊要求回饋這種方式，一個個打電話確認就顯得過於繁瑣。

溝通渠道的選擇要考慮所傳遞信息的特性、信息接收者的情況、溝通渠道的噪音干擾，以及是否利於信息反饋等因素。

一般來說，項目中正式的溝通，最好是選擇書面溝通（項目報告）或會議溝通等渠道，以免重要信息出現丟失。

(4) 傳遞信息。

這一步，就是將項目信息通過你所選定的溝通渠道準確地傳遞給你的溝通對象。

(5) 接收編碼。

信息以編碼的形式從發送者手中傳給了接收者，並由信息接收者所接收。

接收者需要根據發送來的符號的傳遞方式，選擇相應的接收方式。

例如，面對面溝通中，對方發送來的符號是口頭傳遞的，接收者就必須仔細地傾聽對方的講述，否則，符號就會丟失（話語遺漏）。

(6) 進行解碼。

是指信息接收者將自己接收到的（編碼）符號還原為信息的過程。

比如，將方言轉化成普通話，將手勢、眼神、臉部表情轉化成能夠理解的語言的過程等。

(7) 分析理解。

項目溝通中最怕、也是最常見的就是雙方出現理解偏差，所以要仔細分析你所接收到的信息，正確理解發送者所要表達的想法和要求。

特別是在思想交換和感情交流的溝通過程中，不要局限於「字裡行間」，要格外注意分析對方的「言外之意」。

(8) 積極反饋。

這一步我個人認為是項目溝通過程中最重要的一步。

因為在項目溝通過程中，其實很難做到信息傳遞過程中完全沒有遺漏、失真，抑或接收者能全面理解並且能完全認同發送者的想法和要求。

那麼沒關係，有疑問、有不同的想法你可以提出來，提出來，雙方一起溝通解決，最怕的就是溝通過程中「言者無意，聽者有心」、有想法卻不反饋，慢慢「積小成大」，最後各種誤解導致溝通中斷或溝通惡化。

反饋是項目溝通過程中必不可少的環節，它能減少誤解和不被理解，有助於人們相互理解，而只有相互理解才能夠使溝通繼續下去。

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總之，要想實現項目中的有效溝通：

首先，信息發送者要清晰地表達出信息的內涵，以便信息接收者能確切理解；其次，發送者要重視信息接收者的反饋並根據其反應及時修正信息的傳遞，免除不必要的誤解；最終，信息發出者和接收者對所溝通信息的理解達成一致、準確、無誤。

不過，有一點需要留意，有效溝通的前提是：雙方利益沒有大的背離！在項目上，有時候你會遇到這種情況：無論你做怎樣的努力，對方總是很難溝通、甚至拒絕溝通。

這種情況，經常是基於各單位利益和立場的考慮，他根本就不願意跟你進行有建設性的實質交流。

這種時候，遇到這種錯誤的溝通對象，遠離，有時是一種明智之舉。