10個相見恨晚的辦公利器,你用過幾個?——傳知網校

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同樣的工作量,為什麼有些人能高效的產出,有些人卻只能8小時過後,還要不斷的加班?

排除公司和行業的影響,工作效率就是一個很大的因素。

下面推薦能提高工作效率的10個辦公利器,來看看,你用過幾個?

1.固態硬碟(Solid State Drives)

相信很多人都聽過固態硬碟,但沒用過(用Mac air的同學請無視這句話)。

在大多數企業,電腦都必須是公司配備,不允許用自己的個人電腦,但是還是不得不安利下固態硬碟,因為實在是太好用了。

公司的電腦不能用的話,自己回家將幾年前買的電腦的光碟機位卸下來換成固態硬碟,裝上Win10,用起來不要太舒服!

簡單介紹下固態硬碟,固態硬碟(Solid State Drives),簡稱固盤,是用固態電子存儲晶片陣列而製成的硬碟。

用人話來說,固態硬碟比機械硬碟(HDD)快,快很多,快超多,知道這點就足夠了。

想想平時開著聊天工具,office軟體,郵箱工具,打開幾個網頁,再加個Axure或者Photoshop,電腦就卡的不行,這時候切換個網頁都半天,這種工作效率不低才怪!

提高辦公效率,硬體是基礎,改善硬體水平是提高效率的最簡單方式。

以前固態硬碟很貴,一直不敢入手,現在RMB200+的很多(淘寶京東搜下),128G辦公絕對夠用。

自己3年前的買的電腦換了固態硬碟後,用起來和新的一樣,飛快,強烈推薦!

2.快盤

是否有過這樣的經歷,一晚上辛辛苦苦趕工,熬夜到3,4點終於搞定,第二天早上急匆匆的出門,到了公司才想起來,誒?昨!晚!的!文!件!呢!?

整個人就懵逼了,還要跑回家裡去拷貝一次?下面介紹的快盤,就是為了解決這樣的問題。

快盤是金山推出的同步盤,能自動同步公司電腦和家裡電腦的文件,用了快盤,基本可以和U盤Say Bye Bye了。

市面上的同步盤很多,百度雲,堅果雲,快盤等等,這裡之所以推薦用快盤,個人使用習慣。

目前快盤在Windows/Mac/Android/iPhone/iPad/Web /Windows Phone都可以使用,另外,還有微信關注了公眾號,平時看到的文件,圖片都可以直接轉發公眾號收藏

多端同步的最大好處就是,無論在家裡,公司還是路上,都能隨時隨地的查看想要的文件,非常方便。

3.番茄土豆

番茄工作法很多人都知道,25分鐘工作,5分鐘休息,不打斷原則。

一直在用,簡直就是專門為拖延症晚期重度患者準備的。

推薦的番茄土豆是番茄工作法和To-doList結合的一款工具,可以用來計劃、管理、執行、記錄工作。

一般到公司後早上的第一件事就是做當天的一個簡要規劃,將任務在番茄土豆中設置好,然後寫上預估需要的幾個番茄鍾能完成(超過6個番茄鐘的拆分為幾個更小的任務),最後將任務按照重要緊急程度排序。

雖然每次都和預計的有出入,一個緊急任務,一個臨時會議就被打斷,但是總體上還是能幫助我在短時間內集中注意力去工作

番茄工作法不屬於本文介紹的內容,這裡不展開,可以上知乎搜索番茄工作法,會有很多介紹,感興趣的還可以直接看《番茄工作法圖解》這本書,書中會有詳細的說明。

4.有道雲筆記

說完簡單的時間管理,接下來就是筆記管理了。

有道雲筆記是有網易旗下的有道推出的個人與團隊的線上資料庫,能夠實現實時的增量式同步,具有多端同步和網頁剪報的功能。

市面上筆記類的軟體很多,印象筆記,為知筆記,有道雲筆記等,這裡推薦有道雲,僅僅是個人習慣而已,選擇一款自己適用的就好。

目前有道雲筆記支持桌面版、網頁版、iPhone版、Android版、iPad版、手機網頁版這幾種形式,基本打通了各個端。

另外,微信關注有道雲筆記公眾號,和快盤一樣,能快速保存對話,資料,圖文等。

這裡講下為什麼有了快盤還需要有道雲筆記,因為快盤屬於同步盤,主要是同步電腦文件,而有道雲筆記是用來做筆記管理,兩者是不同的。

通過有道雲筆記,自己平時腦海中蹦出來的想法、生活感觸、自己悟出來的經驗和日記都能隨時打開寫上保存;看視頻學習新知識的時候也可以用有道雲筆記來做一些筆記;平時瀏覽網頁,覺得有用的東西直接剪報保存下來;需要的時候直接搜索(有道雲搜索是搜索全部筆記,不僅僅是標題),所以作為個人知識庫來使用非常方便。

5.Foxmail

郵件工具大家都在用,市面上除了Foxmail外還有Outlook,網易閃電郵,郵箱大師等。

之所以推薦Foxmail原因在於Foxmail比較輕,Outlook用起來太重,Foxmail的功能已經能滿足日常的辦公使用。

如果公司用的是騰訊企業郵箱的話,結合Foxmail用起來會更加流暢。

6.XMind 7/MindManager

XMind 7是一種思維導圖工具,所謂的思維導圖又叫心智圖,是表達發射性思維的一種的圖形思維工具。

XMind和MindManager都是非常好用的思維導圖工具,不過XMind是免費使用加上付費使用高級功能,MindManager是需要付費的(但在天朝,你懂的)。

XMind和MindManager覺得差別不大,隨便挑一款用的順手的用即可。

因為習慣,一直在用XMind。

值得一提的是,百度也出了一款產品——「百度腦圖」,在線版的思維導圖工具,可以直接在線編輯思維導圖和在線保存,但更推薦用XMind,導出方便。

7.Office 2016/365

Office系列的辦公軟體,日常使用最多的辦公軟體,推薦2016,如果還在用Office 2007的話,建議立即升級到Office 2016或者Office 2013。

比起Office 2007,新的Office優化的地方簡直太多了。

除了用起來介面優化很多,增加了在線模板,登陸帳戶外,還增加了非常非常多的功能。

例如新增加了智能搜索框,是否有這樣的經歷,經常為了找Word中的某個功能把所有的菜單Tab都點開一個個看,最後,還是沒找到。





,智能搜索框就能方便的快速查找到想要的功能。

再比如PPT中,Office2013新增的對於編輯形狀和合併形狀的功能,讓PPT直接升級為一個小小的Photoshop軟體,編輯一個想要的形狀變得非常非常簡單。

腦洞夠大,什麼東西都可以用PTT畫出來。

Excel的優秀的圖表和數據處理功能也是讓我放棄使用WPS的一個重要原因,WPS中的圖表功能落後Office真的不是一兩條街的問題,而是,一個行政區。

8.螢幕取色器

講完了Office的軟體,再推薦一個軟體,螢幕取色器。

製作PPT的時候,配色怎麼配?其實很簡單,打開花瓣網搜索PPT模板,學習大神們的排版和配色,直接用螢幕取色器Copy配色方案。

配合PPT和Photoshop使用,製作PPT的效率奇高。

9.Lantern

Lantern是一款非常優秀的探索世界的軟體(你懂的),安全,快速,免費,無廣告。

Open Internet for Everyone — Lantern

據說,由Google團隊開發,良心之作!

目前PC端支持Windows,Linux,Mac,移動端目前只有Android版本。

不多解釋,用這個軟體不是說為了上班的時候上Facebook(其實也沒有幾個好友)或者看Youtube,而是能利用這款軟體上Google!

谷歌給你你想要的,百度給你它想給你的。

—— 知乎用戶David

搜索上,Google有很多地方都比百度做的好,不過不能只怪百度,畢竟在國內,還是要做個聽話的好孩子,這點可以原諒。

但是可惜的是,近幾年,這個孩子在喪失商業道德的路上越走越遠,搜出來的東西往往都不是你需要的,想想一天要搜索多少次,就知道搜索有多影響你的工作效率了。

所以,普通搜索可以用百度,需要用到專業性的知識的搜索建議用Google。

10.準點定時關機

一天工作結束,你要做的不是立刻關機閃人。

而是等待快盤和有道雲同步完再關機,特別是快盤,但是呆呆的在工位上等實際上是很傻的事情。

正確的做法是,打開定時關機工具,設定時間定時關機,然後Win+L鎖屏(養成長時間離開工位鎖屏的習慣),就可以愉快的回家啦。

最後說兩句:

不用一味的追求更好的工具

其實工具沒有對錯,有些人就習慣用WPS,用Outlook,那麼用就是了,怎麼舒服怎麼來,怎麼習慣怎麼來。

如果公司團隊用的都是Outlook,自己一個人用Foxmail肯定提高不了效率。

所以,沒必要為了追求更好的工具而打亂了自己一直以來的習慣,最後可能得不償失,效率反而更低。

自己用的舒服適合自己,符合團隊習慣,能提高效率的工具就是好工具。

作者:小知(微信號:Xianmige),請關註:傳知網校微信公眾號——500強企業員工網際網路在線學習平台


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