知道採購商的難處，才有成單的可能

大型採購商一般從公司總部或者其他部門那裡得到採購通知，外貿公司、採購商、批發商等則常常從所在國委託公司得到採購任務。

這些採購商會打電話或者發詢盤給最熟悉的供應商，了解一些信息；然後把從展覽會上整理的供應商名單資料庫裡面的工廠發一遍詢盤；通過專業的電子商務平台再撒一遍採購信息。

正常情況下，很多採購商得到的採購任務是非常多而且不一定完整的。

所以優秀的外貿人員最好能做到兩點：

第一是非常快速的回覆：採購部門的迅速有效回復是公司非常重要的一個考核指標。

比如20個項目的日用品單，一般3天之內就會回復完成，之後過來的遲到的回覆只能放在文件夾裡面歸檔，所以速度是第一關鍵。

第二是完整的回覆：這需要報價業務員對自己的產品非常了解。

經常會有業務人員抱怨買家採購的信息不完整，業務員最好依靠自己的產品知識，在回覆郵件中能對產品有完整的介紹。

同時包括自己的工廠信息（工廠認證，開發優勢等），產品信息（產品認證，熱銷產品，該產品在買家所在國銷售情況等），或者給採購商提供關於運輸路線安排，原材料採購等建議；還有一部分是商務信息，包括交貨期、最少訂貨量、包裝、港口、付款方式等等，這對促成最終成交非常有幫助。

最好能在第一封給採購商回復的郵件中就分幾個部分完整地介紹。

經常看到一些供應商給買家的回覆郵件中只有一個價格，在採購商看來，這樣的回覆會給他們這樣幾個印象：

1 、回復者是貿易公司或者個人SOHO，看到詢盤就打聽了價格，加上利潤以後就報價過來。

2、回復者對產品方面不是非常熟悉，繼續談下去可能在許多環節上需要很多時間相互溝通。

3、同這樣的公司做生意，會像擠牙膏一樣，時時催促盯著，非常消耗精力。

回復的內容需要完整，但同時需要注意簡潔，不要把工廠的創業史也搬出來，也不要把口號，標語貼上去。

如有位供應商開頭一上來就是在介紹公司「我們是某某照明燈具廠，地處美麗的長江三角洲東南，交通便利，風景優美，離上海和杭州僅僅2小時車程，我們公司成立於2002年，具有豐富的太陽能燈生產和開發經驗，享譽全球，我們工廠獲得ISO9001：2000質量體系，嚴格按照5S管理，真誠歡迎您來我廠參觀拜訪，希望和您建立起長久的業務關係，我們以真誠和服務贏得客戶……」諸如此類的話，讓人看得很不耐煩，即使你是一個很好的公司，讓買家第一次就收到這樣一封郵件，任誰都會感到厭煩的。

採購商和外貿業務員一樣，也有自己的難處，首先是需要找到真正qualified供應商，之後的業務中如果出現各種問題，都會追溯到挑選供應商的環節上。

所以，有實力的供應商展現自己的實力是非常重要的，這時可主動將認證報告等實力憑證發送給買家參考。

價格是另外一個問題，採購人員拿到的目標價格通常是非常的低，所以一次溝通就成交非常困難，許多訂單談到最後就是價格問題，買家自身也需要時間判斷。

採購執行每天面對的主要內容是接收採購需求，還有正在執行的訂單。

所以對於詢盤階段的供應商，沒有太多時間主動打電話追蹤，郵件也是常常疏於回復，特別是那些回復得沒有吸引力的郵件，供應商不必泄氣。

在此提出兩點供大家參考：

1、報價前期能先了解一下買家的採購情況，若確定對方為行業內採購老手，不妨報價實在一點， 否則第二批繼續聯繫的名單中就沒有你了，同時力求報價完整，做一份規範的報價單，PDF格式的報價單則更加突顯專業。

交流過程中還需要注意這樣一個小細節：有時郵件往來幾次你發現對方的聯繫人和聯繫人職位都變了，那恭喜你，你們已經被選中進入候選名單，離拿下訂單越來越近了。

2、主動聯繫是必要的：採購人員也是人，工作通常比較忙，總是希望能有熱情的供應商主動聯繫，分享行業內新信息，這樣就能省下他們自己的時間，當然我們供應商必須注意聯繫的方法和方式。

採購訂單不是一次就結束的，這是由於種種原因雙方之間不能達成合作意向，千萬不要放棄，經常跟客戶保持好交流，交流的內容不要永遠圍繞於產品和訂單，可以聊一些熱門的、客戶感興趣的話題，如：邀請對方來世博會，討論世界盃比賽情況，節日問候，分享行業內最新設計動態，分享原材料價格波動情況等等。

相信通過這樣的緊密聯繫客戶肯定能對你有印象，下次他再有採購訂單的時候，想起你的幾率就比別人大很多。

（文_張秋雲_焦點視界特約作者）

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