高效率會議四步驟- XMind - Mind Mapping Software

無論如何都要開這個會嗎? 出席者是否了解開會目的? 資料是否事前妥善配發? 會議地點、現場、設備是否恰當? 司儀或主持人是否做好準備; 會議記錄 ... 資料來源 2011.05 STEP1 確認開會目的 thepurposeofthismeeting? 決定會議的生死與好壞 失敗的會議 冗長討論失焦與會者過多 會議的目的 決策與執行 確認目標與方針分配工作進度擬定決策 解決問題 產生落差時填補差異的方法研擬對策 創意發想 凝聚向心力 促進組織內部交流強化團隊意識 讓與會者有備而來 檢視開會必要性 非得立即召開會議嗎?如果不開會，會讓事態變嚴重，一發不可收拾嗎?團隊士氣低落到需要緊急召開會議提振士氣嗎?開會後有助於改善業務效率、提升利潤嗎?透過面對面溝通或討論，無法傳達相關訊息嗎? STEP2 慎選出席者 出席者的權限 握有決策權是否有覆議做主的資格是否具有分派任務的資格 出席人數 過多 冗長 選擇與主題有關的人能否有機會發言 出席者的能力 知識力 有無充分理解與知識 溝通力 簡要有邏輯 理解力 冷靜正確理解 判斷力 果決不感情用事 讓會議快又有效 搗亂份子 誇大問題嚴重性背後損人否認問題存在習慣轉移焦點愛聊八卦專拍上司馬屁拒絕改變好批評攻訐沉默不語經常早退或缺席 STEP3 確定開會形式 決策執行類會議 多半是例行會議 強力控管時間 速戰速決 方式 站著開會法時間限制法 解決問題類會議 提供引導讓與會者了解問題本質確保每種聲音都有被聽見的機會 創意發想類會議 自由的氣氛瘋狂想像力動腦會議 凝聚心力類會議 離開熟悉個環境移地會議午餐會議 對症下藥 解決問題 會後檢討 會議召開評估方向 無論如何都要開這個會嗎?出席者是否了解開會目的?資料是否事前妥善配發?會議地點、現場、設備是否恰當?司儀或主持人是否做好準備會議記錄有無準時開會資料內容與份數是否適當出現爭執時是否妥善處理有無如期獲得結論會議報告是否及早寄發 出席者評估方向 有無事先需閱讀的資料是否準時到場是否集中精神開會是否因為上司或前輩，而抑制自己發言自己的主張簡潔有力合邏輯意見衝突冷靜以對?有無依循主持人的指示或動作?有無提供適當且足夠的資訊，協助做出結論 STEP4 完美會議結束 安排記錄人員 錄音文字 製作書面報告 整理所有人的共識最終達成的結論 A4size 便於檢閱與管理 利於追蹤檢討 檢討會議本身 最容易被忽略形式流程必要性