十分鐘活用專案管理04 – 五大流程群組Process Groups

每個階段都會重複一次五大流程群組。

五大流程分別是啟動、規劃、執行、監控、和結束。

每個流程群組包含了數個流程，我建議也不用 ... 跳至主要內容 專案管理聖經PMBOK（ProjectManagementBodyOfKnowledge）中，有包含數十個流程，要一一看過又記得是不可能的而且鬼才會硬背。

為了容易理解和記憶，PMBOK把流程分為五個大群組，他們跟專案生命週期有關係。

專案生命週期 專案前期，利害關係者對專案走向的影響大，改動的成本也相對低。

而到了後期，利害關係者可以影響的越來越小，改動成本也越來越高。

簡單的說就是木已成舟的概念。

要注意的是，對專案走向的影響力變小，不代表對專案成敗的影響力變小，不爽的人還是可以輕易的讓專案失敗。

比如說家人決定要去旅遊，旅館行程都安排好也定了，但大姐突然說不是五星級的他不住。

而這時要改變的成本就很高了（訂金沒收），而且其他人為了避免損失也會抵制大姐的決定。

大姐也只能選擇自己帶星星或不參加。

但可能從此就不爽大家，從此不參加家族旅行，變成讓家人聯絡感情的目標就失敗了。

一個專案可以只是一個階段就完成，而大的專案可能會切成好幾個階段（Phases），通常專案中期的人力和成本是最高的。

每個階段都會重複一次五大流程群組。

五大流程分別是啟動、規劃、執行、監控、和結束。

每個流程群組包含了數個流程，我建議也不用特別去記，反正知道就好了。

這概念有點類似管理循環PDCA。

如果用家族旅遊做例子，在五大流程會發生這些事情 No 流程群組 說明 舉例  1 Initiating 啟動 定義和授權專案。

找出BusinessCase。

大家決定要用10天環島，總預算20萬以內，爸媽部分大家一起均分，其餘各自分擔，由二弟主導專案進行。

BuineseCase就是增進大家感情。

 2 Planning 規劃 定義和精煉目標，規劃行動計劃。

二弟依大家意見，考量家中幼老，建議開車慢遊的方式，以東部為主，一個點停留兩個晚上。

定出宜蘭、花蓮、台東、台南、台中。

目標是大家輕鬆愉快就好。

行程7/1號開始。

大家開三台車出門。

 3 Executing 執行 整合人力和資源去進行專案。

開到宜蘭後，發現媽媽開車太慢，就小弟換車幫忙開。

到了花蓮，小妹不舒服，媽媽陪他在旅館休息。

當地旅途變成開兩台車。

到台南時發現伴手禮太多裝不下，去郵局宅急便回台北。

 4 MonitoringandControlling 監控 定期測量和監視進度，掌控專案進行以達成目標。

因為颱風來，行程延期為8/1號。

開到台南時大家都有點累了，為安全決定多休息一天，台中改為待一晚。

其實監控是隨時隨地都在發生的，依照狀況，改變行動來達成目標。

 5 Closing 結束 讓專案產生的產品、服務或結果被接受，讓專案有秩序的被結束。

大家討論這次旅遊的心得，決定明年旅遊用定點方式比較輕鬆。

整理和分配伴手禮，小妹還寫了遊記放部落格。

常用工具 1.目標設定 有目標才有方向，沒有目標和太多目標就沒辦法凝聚的就共識。

目標一定要控制在三個裡面，要列出優先順序，而且要符合SMART原則。

很多人會說玩就是目標，但玩可以是為了休息、體驗不同生活、聯絡感情、認識不同的人等等，不同目標會產生不同的行動計劃。

2.BusinessCase商業提案 所有的專案都要符合成本效益。

專案創造的產品、服務和結果，值得我們投入時間和精力去做嗎？ 常見迷思 1.目標不可以改 只要Sponsor同意，目標是可以改的。

當然每改一次目標，讓團隊重新聚焦就要花些時間，這是要注意的。

2.計劃不可以變 如果我們可以控制颱風不要來，人不要生病，計劃當然可以不變。

可惜我們是人不是神，環境狀態變了自然要改計劃，就像風向變了，不調整船帆有可能到達我們的目的地嗎？ 但改計劃一定是痛苦的，特別是在那麼多準備工作和流程中，這也是為什麼，在經常變化的環境中會流行用敏捷式專案管理。

敏捷式的方法講求用短的迭代，避免花過度時間做一定會改變的計劃。

雖然如此，但還是要訂中長期目標當做方向。

十分鐘活用專案管理系列 經由這個系列，在短短十分鐘等泡麵煮開的時間，輕鬆搞懂專案管理的概念和技巧，你會發現專案管理簡單、有趣、又可以應用在實際生活中。

01–基礎入門ProjectsManagementIntroduction 02–利害關係人Stakeholders 03–組織影響力OrganizationalInfluences 04–五大流程群組ProcessGroups 05–九大知識領域KnowledgeAreas 06–整合管理IntegrationManagement 07–範圍管理ScopeManagement 08–時間管理TimeManagement 09–成本管理CostManagement 10–品質管理QualityManagement 11–人力資源管理HumanResourceManagement 12–溝通管理CommunicationManagement 13–風險管理RiskManagement 14–採購管理ProcurementManagement 15–專案管理懶人包   圖片來源 http://www.theragblog.com/metro-beverly-baker-moore-doulas-in-austin-have-the-life-cycle-covered/ PMBOK 如果您喜歡這篇文章，歡迎分享轉貼，請註明作者及出處即可，謝謝！Tweet請按讚：喜歡正在載入... 作者:YvesLin Tryingbeingagileinthefunway. 喜歡并相信敏捷，期許能帶入一些不同的思維，能讓華語圈不只軟體產業，都可以更敏捷。

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