讓團隊/家人輕鬆共用雲端行事曆（一） - Ragic

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我們先前有過一篇文章：共用行事曆-推拖閃躲飄的照妖鏡，提到幾種共用行事曆的好處：共用一份隨時同步狀態的日曆，很多事情不用另外多費唇舌反覆確認，同事狀態一目瞭然、會議喬時間變容易、專案進度秒追蹤。

其實，除了同個公司的員工，其他更為鬆散的組織，例如社團、讀書會，或是家人、伴侶之間，也很適合共用一組行事曆，當有共同活動時，大家能同步得知，而不是每次都得你查查、我看看。

如果你像以前的我一樣，比較不熟悉行事曆軟體的操作邏輯，看到這裡你可能會好奇想搞清楚：「共用行事曆」跟平常很常見的電子日曆運用方法→「在行事曆上建立活動/行程並邀請別人參與」，有什麼不同呢？什麼狀況下，其實比較適合建立共用行事曆，而非邀請對方參加行程呢？（快速跳轉解答→點這裡) 如果你比以前的我再進階一些，知道可以「訂閱行事曆」緊追某組公開或私密的固定行程，也許還會想問：「發佈日曆讓人訂閱/訂閱行事曆」的模式，和本文要討論的「共用行事曆」是一樣的嗎？「共用行事曆」到底能做到怎樣的程度？（快速跳轉解答→點這裡) 如果你有以上疑問，但在網路上總是只查得到個別軟體/個別功能的教學文章，一直沒辦法有一個系統化的了解，這篇文章就是為了回答這些問題而寫的！本篇文章主要除了簡單說明一些與「線上行事曆」有關的基礎知識，也會以Google日曆、Outlook日曆網頁版（Outlook.com）、iCloud日曆這三個大家常用、有線上共用功能的線上的日曆軟體為例，說明共用日曆可以做的基本設定，也會提到這三個軟體的特色，供大家作為選擇的參考。

有需要的話，可以點文章右側的目錄，快速跳轉到你想看的部分！而如果你比較想知道的不是「共用行事曆」本身的設定與功能，而是例如「同一個行事曆軟體如何在手機、電腦間正確同步資料」，或是「怎麼利用不同行事曆軟體間的同步/訂閱功能來傳輸資料」的話，可以另外查閱我們這個主題的這兩篇文章：讓團隊/家人輕鬆共用雲端行事曆（二）：用跨軟體訂閱/同步功能降低共用障礙 行事曆軟體的基礎邏輯 這部分的概念對很多人來說很基本，但有些人還是不太清楚，所以在這裡先說明一下。

很熟悉端行事曆的朋友可以跳過這部分，直接進入正題；比較少用行事曆的朋友可以先看一下，後面比較容易進入狀況。

行事曆可以分成「主機端內建的軟體」跟「雲端同步的軟體」 行事曆軟體可以分成電腦、手機（硬體裝置）的內建軟體，以及可以在不同裝置檢視或安裝使用的雲端軟體。

前者是硬體裝置出廠時就綁在裝置裡，內建的「主機端軟體」，例如你的微軟電腦、Mac筆電，iPhone、小米、三星、華碩各家Android手機內建的「行事曆」軟體；後者則是可以透過網路瀏覽器讀取，或在APP商店自行下載的軟體，在不同裝置可以雲端同步，例如Google日曆、Yahoo日曆、outlook日曆、iCloud日曆等（由於本文主要介紹概念，就不一一點名介紹各種軟體了）。

主機端軟體本身「原則上」認的是你在這個裝置上的使用者身份，不是一個跨裝置的網路帳號，因此本身並不能跨裝置使用，不能直接當作多人共享的共用行事曆，雲端行事曆軟體才行。

不過，現在主流裝置的作業系統，都可以讓你的系統和其他網路帳號整合，許多時候會預設或鼓勵你直接將使用者身份與作業系統服務商的網路帳號整合。

例如，微軟可以選擇以Microsoft帳號作為使用者身份登入Windows；蘋果macOS和iOS的預設行事曆和iCloud帳號整合，使得許多人在本機端使用日曆時，實質上就是在用iCloud日曆（如果自行在系統設定>iCloud同步中，將行事曆相關的同步勾選取消的話，資料就只會存在本機）、許多Android手機也會要求你以Google帳號登入（否則就不能用重要功能如GooglePlay），而登入後Android本機行事曆就自動能與Google日曆資訊同步。

此時，本機端日曆幾乎等同於其對應的雲端日曆，此時在主機軟體輸入的資訊可以跨裝置共享。

另外，使用者如果在電腦/手機系統設定中加入其他網路帳號，這些帳號也會可以和本機端軟體同步（如有需要可以看另一篇文章這個部分的說明）。

不過，在前面的例子裡，主機端軟體仍然是藉著雲端軟體達到雲端同步，「可設定和多人同步共享」的行事曆，仍然是雲端日曆，而不是主機端軟體；「可在系統設定中加入其他網路帳號以同步資訊」的行事曆，是主機端軟體而不是雲端日曆，這部分仍然需要區別清楚，否則就可能在運用某些功能時產生誤解。

一個帳號可建立多個日曆 不管我使用的是本機的Mac/iPhone日曆，還是Google日曆，日曆軟體都有一些共有的邏輯和結構，例如，一個行事曆帳號底下，通常可以建立多個功能/目的不同的日曆，每個日曆可以分開檢視（可以將暫時不想看到的日曆取消勾選，讓它不要出現在日曆畫面上），也可以分別設定不同的共用權限和其他使用者分享（有點像Ragic可以針對不同表單設定不同權限的概念）。

你可以依照不同的需求來建立、管理這些不同的日曆，例如區分成工作用、私人用、家庭用，下班後就把工作用日曆取消勾選不去看；也可以依照想和他人共用的「權限設定」來分出不同日曆，例如和爸媽共用、和配偶共用等，此時不同的日曆可以做不同的「共用設定」，設定不同的權限，就會很方便。

主流日曆常見的共同功能... 「共用日曆」：日曆的擁有者可以把這個日曆和其他使用者共享，通常可以進一步設定共享的權限（只能讀部分資訊或全部資訊、能不能新增編輯行程等）。

但這樣的共享功能通常是限定於和「使用同一個應用的其他人」，例如Google日曆只能跟有Google帳號的人共享，不能直接跟沒有Google帳號的人共享。

「公開日曆」：很多日曆都可以讓擁有者把日曆完全公開讓所有人查看，可能是公開的網頁頁面或ics的形式。

適合例行公開活動的發佈，像球賽、演唱會日程等。

「訂閱日曆」：讓使用者在指定的地方輸入URL網址（iCal形式），「訂閱」日曆的功能，例如前述的公開日曆就可以是訂閱來源。

當來源端日曆新增或刪改了行程，訂閱方也會看到改變，但訂閱方不能修改來源日曆的內容。

訂閱日曆可以訂閱其他家的日曆（例如iCloud日曆可以訂閱某人用Outlook發佈的日曆）。

我的日曆/其他日曆：日曆軟體通常會把使用者手上的日曆，歸類成「我的日曆」和「其他日曆」，「我的日曆」通常是自己創建或擁有/有修改權限設定權力的日曆，或系統幫你將系統資料導入的日曆（例如生日、家庭事件，此類就比較偏向訂閱而無法直接修改內容），「其他日曆」則是你自己訂閱日曆，或別人與你共享（你沒有權力修改日曆設定）的日曆。

「邀請參與行程」：使用者也可以用電子郵件或其他方式傳遞邀請，受邀者接到邀請後可以直接將行程加入自己的日曆。

「支援iCal/ics格式」：iCal/ics格式是日曆數據交換的共通標準，好處是讓日曆資料可以跨應用同步、交換，例如前面「訂閱」與「邀請」的功能，很多時候是透過iCal/ics格式交換資料，也因此你可以訂閱其他日曆軟體的日曆、接受其他日曆軟體發出的邀請。

接下來，我們就以Google、Outlook與iCloud行事曆為例，簡單說明這幾個主流工具的特點。

什麼時候適合「建立行程並邀請對方」即可？什麼時候適合直接與對方共用行事曆？ 「在行事曆上建立活動/行程並邀請別人參與」針對的是單一活動，通常可以透過電子郵件的方式在邀請時寄出信件，因此對方即使沒有您使用的日曆軟體的帳號，仍然可以透過郵件閱讀行程資訊，甚至可以透過附件的ics檔案將活動加入自己的日曆，彈性高、針對單一事件很方便。

而共用行事曆則是持續性的關係，建立了共用關係之後，你在共用日曆增修的行程對方都可以即時查看，不用每次寄送邀請，且你也可以看到對方更新的資訊，適合固定要跟對方分享行程的同伴，但限定於在同個軟體都有帳號的人。

「共用」與「訂閱」的差別 共用：如果A將某個行事曆開放給B共用，共用行事曆的前提是：A與B必須在同一款日曆應用都有帳號，「共用行事曆」通常是內部功能，不能開放權限給沒有該日曆帳號的人。

至於共用權限的部分，B可能只能瀏覽資訊（唯讀），也可能可以編輯/新增行程，視A的設定而定。

訂閱：如果B訂閱了A擁有的某個行事曆，B不一定需要跟A用同一款日曆應用，只要取得訂閱網址即可。

B對訂閱日曆能做的事只有被動讀取資訊，不能修改上面的任何資訊，且訂閱日曆的同步時間有時會有時間差（A日曆的更新不一定會馬上被B這邊看到）。

接下來，我們針對個別日曆軟體，大概說一下各家提供的「日曆共用」功能有哪些。

(1)Google日曆：整合Gmail/豐富的權限設定 如果你考慮嘗試共用日曆功能，但團隊成員先前並沒有共用的專案管理工具或郵件軟體，對要選哪款日曆軟體也沒有特別偏好的話，Google日曆可以是你們的首選。

它除了可以搭配市場上電子郵件市佔率最高的Gmail，更重要的的是Google日曆一開始就是一個建立在瀏覽器、雲端上的網路服務，跨裝置支援完整，不管團隊成員用的是哪類電腦、哪類手機，基本上都可以輕鬆同步資料，功能也很豐富。

和其他網路服務相比，Google既有服務的市佔率夠高，幾乎大家本來就有一個Google帳號；和本文將介紹的其他行事曆服務相比，Google日曆比較沒有一些過往或硬體裝置的包袱，個人認為一開始選擇以Google行事曆做為團隊協作工具，相對而言障礙是比較少的。

只要團隊/家人成員都有Gmail帳號（或其他Google帳號），可以輕鬆在自己慣用的Google服務網頁右上角個人頭示左方，找到切換到其他Google服務的選單，並進入Google日曆，不受使用裝置的限制。

不過，網頁服務起家的Google，在電腦上要使用日曆，只能打開瀏覽器連上網路，並不支援離線安裝的版本，對某些希望不要連網、不要開瀏覽器也能使用的人來說，就不那麼適合，同樣的特性對不同人來說可能是優點也可能是缺點。

Google日曆的管理、設定（包含共用日曆），幾乎都可以透過左側邊欄下半部的日曆列表，點進相應的設定來操作。

首先可以新增共用的日曆（點「新增日曆」旁的三點圖示>「新增新日曆」，如「601會議室」）。

接著，最方便的是「與特定使用者共用日曆」的方式，點按共用日曆旁邊的三點圖示>設定與共用>到達設定頁面，找到「與特定使用者共用日曆」的區塊，就可以加入團隊成員了。

這邊，有一個方便的地方是除了可以輸入特定的Gmail帳號來開啟共用，如果你在Google有建立通訊錄群組的話，直接輸入「通訊錄群組名稱」就可以一次新增一組帳號。

透過此方法可設定團隊成員共用日曆的層級包含四種，包含「只能看不能改」的兩種：成員只能看是否有空或可看所有詳細資料，以及「可更改日曆」的兩種：單純可變更活動內容、以及可變更共用設定（有如日曆管理員）的權限，如下圖（越下方的權限等級越高）： 這四種權限之外，其實你還可以搭配「邀請參與行程」的功能，設計出給成員的第五種權限：「可以查看別人建立的行程但不能修改，同時可以在日曆新增行程」（有點類似Ragic佈告欄式使用者的功能！） 這個方式步驟為：①還是要先在「與特定使用者共用日曆」，把成員加入並設成「只能看不能改」權限（例如「查看所有活動的詳細資訊」）；②往下滑，在設定頁面找出共用日曆的日曆ID（如下圖）；③將日曆ID複製提供給團隊成員，請團隊成員新增行程時，「邀請對象」填寫該日曆ID。

此時只要共用日曆有設定「自動接受邀請」，團隊成員新增的行程就會順利顯示在共用日曆上（官方教學可看這裡）。

另外，如果你幫團隊成員設定的權限都是「查看所有活動的詳細資料」，且團隊成員另外有自己愛用的日曆軟體的話，你們的需求其實也可以單純用「訂閱行事曆」來達成。

要注意的是，如果想把Google共用日曆同步到自己手機上，有時需要做一些額外的設定，要到這個同步設定 的頁面，另外把想同步的日曆勾選起來，才會出現在手機APP裡。

（需要登入Google帳號） Outlook日曆：公司常用/支援較多離線功能 講到工作上同事協作的常見軟體，除了組織文書幾乎必用的Office、就是Outlook（郵件、行事曆、聯絡人）了，許多人因組織採用微軟服務的關係，工作上都是將公事紀錄在Outlook行事曆上，直接安裝在電腦使用的Outlook軟體仍有許多擁護者。

對我來說Outlook比較讓人困擾的地方是，因為歷史悠久、多次整合，Outlook的版本多得讓人眼花撩亂，電腦安裝版本就可以分成Windows、Mac、Office365版等，還有整合早期熱門應用Hotmail的Outlook網頁版，版本之間運作機制/功能/客服管道有時各有差異，對使用者來說很有門檻。

不過，對於希望離線、不開網頁時也能使用行事曆的人來說，Outlook是很方便的選擇，現在Windows10的使用者如果選擇以微軟帳號登入電腦的話，內建行事曆會自動同步Outlook。

Outlook也並沒有綁死在微軟裝置上，現在不管是Mac電腦、Android/iOSAPP都有支援。

如果你的公司也用Outlook，跟同事要用現成的Outlook共用日曆協同合作的話，或許可以從介面比較好懂的Outlook網頁版下手，共用狀態可以同步到其他Outlook應用。

Outlook行事曆左下區塊包含行事曆列表，可以在「行事曆」旁的三點圖示點一下>新增行事曆>建立一個共用的行事曆（例如「2019秘密專案」）。

接著，在要共用的日曆旁的三點圖示點一下>共用與使用權限， 就會跳出簡潔的設定頁面： 簡單輸入共用者的email，選擇權限即可。

上圖為免費即可使用的功能，如果你是買Office365商務版方案，對應的Outlook網頁版權限能設定的選擇更多，有五種層級，主要是可檢視（不可編輯）的權限更細分，還包括一項「可以檢視標題和地點」（但不可檢視細節）。

iCloud日曆：無縫整合蘋果硬體、自動整合「家庭行事曆」 和Google日曆、Outlook日曆相比，iCloud日曆是更加綁定於特定裝置（Mac電腦、iPhone手機...）的應用，雖然可以透過瀏覽器在任何裝置進入icloud.com,在Windows作業系統也可以透過Windows版iCloud控制面板來直接使用它，但沒有蘋果裝置的人一般來說不太會去用。

既然如此為什麼還要提到iCloud日曆呢？一方面因為日曆服務很多時候要透過本機內建的軟體來達成某些功能（主要是同步其他日曆軟體），而因為macOS、iOS系統預設整合iCloud帳號，某種程度上可以把iCloud當蘋果內建行事曆來看，先天有優勢。

同時，如果團隊成員/家庭成員都是蘋果用戶的話，直接採用iCloud共用也滿方便的，對家庭來說特別是如此，因為蘋果本來就鼓勵用戶將爸媽、兄弟姊妹的iCloud帳號（AppleID）組成「家庭」，共享AppleStore購買項目，在日曆上也會預設一個給家庭成員權限的「家人共享」日曆，不需要使用者自己去摸索設置。

設定權限時，在檔案>新增行事曆，新設一個行事曆，例如旅遊行程名稱，新增後點一下要共用日曆旁邊類似RSS訂閱的符號，就會打開共享的設定頁面： 輸入對方email（必須是iCloud帳號）再點一下即可設定權限。

開放的權限是兩種：「僅閱覽」或「可閱覽與編輯」，如果希望還是可以在共用日曆記錄一些共享對象看不到的細節/筆記，例如單純給固定客戶約時間用的日曆（不希望客戶看到其他客戶的開會主旨），iCloud行事曆就不適合。

延伸閱讀：如何降低共用行事曆的障礙？ 選定團隊共用的日曆，只是開啟可能性的第一步，共用行事曆有個關卡是「員工/團隊成員是否願意乖乖到行事曆上更新行程」，成員的採用意願，有時候比什麼都重要。

要怎樣才能減少團隊成員使用「共用行事曆」的障礙呢？我們整理了一些方法，例如善用不同行事曆軟體間的訂閱/同步功能，以及利用「非行事曆」工具來同步行事曆，可以點此系列文章的第二篇：「讓團隊/家人輕鬆共用雲端行事曆（二）：善用跨軟體訂閱/同步功能，降低共用行事曆的使用障礙」，閱讀相關資訊。

標籤: 行事曆,遠距工作 分類: 雲端工作術,雲端工作提案 部落格背後使用Ragic!:真正好用的電子化管理工具 把資料放在Excel上不只是拖累團隊的行政效率，他也很容易出錯並且無法進行任何內控。

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