Google 日曆共用防誤改他人行程：會議室預約與團隊專案必學

首先，從建立一個準備共用的Google 行事曆開始。

第一步設定這個新日曆的名稱，如果你是要建立預約會議室系統，可以將日曆取名為會議室名稱， ... 跳到主要內容 Google日曆共用防誤改他人行程：會議室預約與團隊專案必學 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 作者： EsorHuang 11月14,2017 我之前在電腦玩物撰寫的「Google日曆不是日曆，你沒想到的10種活用案例教學」一文，提到了可以利用Google共用日曆來建立「公司內的會議室預約系統」、「請假系統」，步驟簡單而效果實用。

後來我又進一步撰寫了「最簡單的專案管理工具：Google日曆，專案團隊應用實例教學」，分享一個團隊如何利用Google日曆來一起管理專案與活動。

以及「用Google日曆和家人一起管好家庭計劃，強化感情的7個技巧」，分享我自己如何利用共用日曆和老婆做好家庭生活溝通與管理。

不過這裡其實有一個問題，那就是共用Google日曆雖然簡單，可是協作者都可以改行事曆上的內容，這樣會不會有同事誤改別人預約的會議室？或是合作者誤改重要的專案行程與活動呢？ 在家人、少數人合作上問題不大，但是如果真的要用Google日曆達成團隊的遠端協同合作，可就不能讓人誤改行程了！ 最近有個公益團體詢問我，他們想用Google日曆做全台灣的活動協調，台灣各地的夥伴都要添加自己的需求與行程，但他們也怕會在操作時不小心誤改他人的行程。

有沒有辦法： 「又能讓每個人添加行程」，但是「又能避免誤改他人行程」呢？ 我研究了一下後發現確實可以，步驟上會麻煩一點，不過能解決問題。

如果也有下面需要的朋友，這個技巧會非常適合你的進階利用： 要用Google日曆預約會議室或公司設備（並且你不是使用GSuite） 要用Google日曆管理團隊的專案進度、回報、行程 學會之後，在免費版的Google日曆，就可以做到： 每個人都能在共用日曆上添加行程 每個人都能看到共用日曆的所有行程 但不能改動其他人的行程 管理者才能統一管理 其實這個技巧在Google官方說明文件中有教：「建立會議室或共用空間的日曆」，只是他寫的不是那麼清楚，我這篇就用更完整的圖文教學來示範。

以下教學，我使用的是「新版Google日曆網站」。

首先，從建立一個準備共用的Google行事曆開始。

第一步設定這個新日曆的名稱，如果你是要建立預約會議室系統，可以將日曆取名為會議室名稱，例如「電腦玩物A1會議室-20人」。

如果是要共用專案，那就取名為專案名稱。

接著，在「自動接受邀請」的部份，可以依據你的需求做設定： 會議室預約系統：因為不能重複預約，所以可以選「自動接受不衝突的邀請」，到時候衝突邀請會被自動排除。

專案回報系統：如果是要讓團隊回報各自行程，那行程可以重疊，就選「自動將所有邀請加到這個日曆中」。

接著，把想要一起共用這個日曆的合作者，加入「與特定使用者共用日曆」的名單中。

要注意的是，因為我們的前提是想要「共用時，防止誤改他人行程」，所以這時候我們不能開放編輯權限給合作者，而要用下面這個權限： 查看所有活動的詳細資料：合作者可以看到這個日曆內容，但是不能直接修改或新增上面內容。

咦？可是我們不是也要讓合作者可以預約會議室，或是直接回報行程嗎？別急，先做好這個權限設定，後面我再一步步解說。

接著來到這個共用日曆的「日曆ID」欄位，把這個預約會議室或團隊專案的共用日曆ID複製下來，ID會長成類似這樣：「[email protected]」。

這個技巧就是； 讓其他合作者，用「邀請日曆ID」的方式，在共用日曆上添加行程，但因為合作者沒有給他編輯權限，所以他只能添加、只能瀏覽，不能修改或刪除他人資料。

現在視角換到其中一個合作者，假設他想要在「電腦玩物A1會議室-20人」這個共用日曆上預約一個會議室時間，那麼他的作法如下。

合作者在「自己的行事曆」上新增這個預約會議室的行程（注意，不是在共用行事曆，而是在自己原本的個人行事曆上新增行程），但是在「新增邀請對象」的欄位，輸入前面「電腦玩物A1會議室-20人」共用日曆的「日曆ID」，按下確認。

根據讀者的分享回饋：「日曆ID可以儲存在Google聯絡人中，並且給一個組別名稱，那麼每次在邀約欄位中只要輸入組別名稱就可以了，一點也不麻煩。

」 這時候，在合作者的個人行事曆上，他會看到自己的行程卡片上，有「電腦玩物A1會議室-20人」這個共用日曆加入，而顯示的方式看起來就好像是預約了會議室地點一樣。

而來到大家共用的這個「電腦玩物A1會議室-20人」共用日曆，因為受到前面那位合作者的邀請，所以大家也會看到這個「共用日曆」上，已經有一個一樣的行程時段被預約了！ 只要讓合作者、會議室預約同事，用上面的流程去操作（麻煩的地方則是大家要記住共用日曆ID），就可以一起在共用日曆上插入行程，但是不會改到別人的行程，並且都能看到所有的行程了。

最後則補充一些實作上會遇到的問題與解答： 如果兩個人在衝突時段安插行程會怎樣？前面若是有設定「自動接受不衝突的邀請」，那麼後來者，就無法把自己的行程插入共用行事曆，這樣就避免會議室被重複預約。

如果合作者在自己的個人行事曆中把行程刪除或修改，那共用行事曆上他插入的行程也會刪除或修改，也就是只能改自己加入的行程。

如何禁止某些時段給別人安排時間？管理者先把那些時段預約起來即可。

也就是說，這樣一來只有管理者有權限協同共用行事曆的內容，或是直接在共用日曆上安插行程，其他合作者要用「邀請共用日曆ID」的方式來插入自己的行程做預約。

雖然多了步驟，多了點麻煩，不過這是在使用「免費版Google日曆」下就能完成的方法，讓個人使用者或小團隊，也能滿足類似GSuite上會議室預約系統的需求。

如果大家有需要，接下來我也可以撰寫GSuite上如何更有效的建立公司內、學校內的會議室預約、設備預約系統，並在Google日曆上更輕鬆做到預約。

而如果你想知道更多Google日曆技巧，還可以參考：「10個Google日曆秘密功能教學：幫你偷到更多時間」、「Google日曆網頁版正式支援郵件、筆記與任務提醒！」，或是我最新的案例應用：「用Google日曆幫孩子留下成長日記與健康記錄，更利合作查詢」。

 （全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者esorhuang異塵行者，及附上原文連結：Google日曆共用防誤改他人行程：會議室預約與團隊專案必學） 文章分類： 協同合作 協同教學 雲端工作 會議室預約 Google日曆 Googlecalendar EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 留言 Darrent2017年11月15日上午8:48為了讓同事們知道彼此間的出差、請假，設了一個出勤日曆，把所有權限都開放給每一位同事，讓大家自己上去登記，也確實有過被誤刪的問題。

版大提供的這個方式解決了最重要的問題，唯一美中不足的就是版大講的：[麻煩的地方則是大家要記住共用日曆ID]當初因為GSuiteBasic也不貴，多申請了一個共用帳號，剛剛想用這個帳號的日曆分享、接受大家邀請，但這個帳號卻沒有自動接受邀請(自動接受不衝突的邀請、自動將所有邀請加到這個日曆中、不顯示邀請)的選項，這方法行不通了。

回覆刪除回覆Darrent2017年11月15日上午10:14以管理員建立名為出勤的資源，同事們可以在建立活動時邀請這出勤，大致解決了這個問題。

參考https://support.google.com/calendar/answer/44105?hl=zh-Hant可以在自己的清單中加入出勤的行事曆。

但遺憾的是手機上不知道怎麼顯現。

刪除回覆回覆Darrent2017年11月15日上午10:40本來以為可以用資源，但這無法被同時使用。

刪除回覆回覆回覆誠意2017年11月15日上午8:55日曆ID可以儲存在Googlecontacts中，並且給一個組別名稱，那麼每次在邀約欄位中只要輸入組別名稱就可以了，一點也不麻煩。

回覆刪除回覆EsorHuang2017年11月15日上午9:13確實可以如此，讓我補充到文章中刪除回覆回覆Darrent2017年11月15日上午10:17請教組別名稱指的是甚麼？作用是甚麼?刪除回覆回覆EsorHuang2017年11月15日上午10:42應該指的就是設定聯絡人的名稱，這樣以後在Google日曆邀請時輸入聯絡人名稱，就能邀請這個ID，也就不用記下記不住的ID碼了刪除回覆回覆Darrent2017年11月15日下午2:33謝謝刪除回覆回覆Unknown2017年11月15日下午3:11期待Gsuite內的版本~~刪除回覆回覆Eva2018年7月5日上午10:02請問，這功能被取消了嗎？　剛剛測試將共用日立ID加入聯絡人，但是在建立行程時使用該日曆名稱叫不出該連絡人刪除回覆回覆回覆EsorHuang2017年11月15日下午8:34已經發佈在最新一篇文章囉回覆刪除回覆回覆Unknown2018年10月1日下午3:13請問，為什麼我與同事們共用行事曆後，有一位同事要新增行事曆的內容，一直都無法新增呢，另一位同事就沒有這個問題？回覆刪除回覆回覆Unknown2018年11月1日下午1:20想請問我依照您提供的說明，建了一個預約網站Banner曝光的行事曆系統。

目前遇到的狀況是，防止預約被改、共用的帳號權限，開放了共用日曆「ID」，在免費版的GoogleCalendar裡，要寫進資料的共用方，一個共用帳號一天只能新增一個行程。

想請問這是Google的Bug嗎?想大量作行程排定似乎是不行。

回覆刪除回覆回覆Unknown2020年7月13日下午1:03請問是否能設定每周日12:00整可以預約當周教室呢?回覆刪除回覆Darrent2020年8月28日下午10:23從週期性設定不行嗎?刪除回覆回覆回覆Unknown2020年8月28日上午11:19你好請問我在與團隊共用部門共同的行事曆遇到一個問題，想與您請教：建立會議活動於共同行事曆，若指定同事參與該名同事的行事曆會顯示兩個活動，導致當日時程看起來會很滿，若他刪除其中一個顯示，系統會告知對方拒絕此會議，請問該如何調整顯示方式呢?謝謝回覆刪除回覆回覆新增留言載入更多… 張貼留言 相關文章： 這個網誌中的熱門文章 只需準備一本空白筆記本，讓年度計畫有效實現 作者： EsorHuang 12月02,2020 這篇文章源自於最近常被問到的一個問題。

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之前我在電腦玩物分享過：「不需買印表機也免隨身碟，7-11全家雲端列印超方便教學」。

這篇文章則從印照片出發：同樣的不需買印表機、不需隨身碟，就能快速印出高品質的照片成品。

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我實際試用了一番，雖然沒有刻意去跟TeamViewer或Chrome遠端桌面比較速度，但「AnyDesk」的使用感覺確實是非常快速的，這來自於兩種「快」的體驗：快速啟用，不需帳號、不需安裝，立刻就可以遠端電腦連線！流暢高品質，在保有很好的影像畫面中又有順暢的操作。

而且「AnyDesk」一樣對個人用戶提供免費下載，並且一開啟就有內建繁體、簡體中文版。

更進一步的，「AnyDesk」跟TeamViewer一樣可以突破一些有網路限制的環境，順利遠端控制一些可能Chrome遠端桌面無法控制的電腦，過程中完全不需要設定，讓一般人也能非常簡單的上手。

補充：關於AnyDesk的安全性，可參考其關於加密連線的說明：「Don'tbemisledbythesecurityclaimsofcompetingsolutions.AnyDeskoffersTLS1.2basedencryptionwhichisalsousedinonlinebanking.Wetakesecurityveryseriously.BothendsofaconnectionarecryptographicallyverifiedsonoonecantakeoveryourAnyDesk-IDandpretendtobeyou.」 ........................繼續閱讀全文內容 Automa讓Chrome瀏覽器自動化重複工作，不懂程式碼也能設計 作者： EsorHuang 11月05,2021 你日常的雲端工作流程、上網學習步驟，有沒有一些常常重複的繁瑣動作，想要更節省時間的自動化處理呢？那麼或許可以研究看看今天要跟大家分享的這款GoogleChrome瀏覽器擴充套件：「Automa」。

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線上的圖表製作工具還不少，除了我之前非常推薦的「Cacoo」之外，也讓我重新發現了今天要介紹的這個「 Draw.io」。

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而在該篇文章的留言中，讀者推薦了一個叫做：「pyTranscriber」的開源、免費軟體，這個軟體使用起來更方便、更厲害：不需播放影片，就可以自動轉字幕檔，所以速度會快上好幾倍。

我在自己的電腦測試，一小時的影片檔案，辨識轉出字幕只要10分鐘。

另外測試一個10分鐘影片，不到1分鐘就完成字幕。

操作設定更簡單，不需安裝任何驅動程式，不需設定。

任何人一定都能上手，兩三步驟就搞定。

支援多國語言的影片上字幕，包含中文語音辨識。

支援大體積影片，支援MP4和MP3檔案格式。

我實際測試有用到2.5GB的影片檔案，也能順利、快速轉出字幕。

有興趣研究其原理的朋友，可以參考「pyTranscriber」的開源程式頁面。

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但若是剛好你的公司電腦有安裝Word2010或PowerPoint2010以上版本，那麼你其實已經擁有了一個更強大快速、品質更好的自動照片去背工具！千萬不要忽略他，值得好好利用。

我自己實際測試用Word來進行照片去背，速度快反應即時，而且也懂得「自動」偵測並去除多餘背景，還有手動微調的空間，更棒的是完成去背圖後，可以匯出原始解析度的高品質PNG圖檔。

今天這篇文章，就讓我來筆記操作流程，提供還不知道的朋友參考。

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著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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