我們需要畫出專案團隊成員圖，他到底能幹嘛？ - Medium

以及他的構成元素，在日常的工作上，專案成員圖時常會因為專案規模大小、成員角色職能與參與方的不同組合，而呈現多元化的樣貌。

二、專案團隊成員圖對於 ... GetunlimitedaccessOpeninappHomeNotificationsListsStoriesWritePublishedin微思維ALittleThought心得篇|為何在專案開始前，我們需要畫出專案團隊成員圖，他到底能幹嘛？與大家分享我對於專案團隊成員圖的用途與專案團隊成員圖對於專案的影響性的一些想法好久沒有在這邊更新文章了，以前在做專案時，每次在看專案團隊成員圖時我其實都很無感，心中常想：「這張圖到底要用來幹嘛？，不就是一張盤點該專案需要那些的成員支持，把這些幸運的人放到這張圖這樣XD」直到最近在幫客戶做顧問諮詢服務時，我的經理和我說明了「專案團隊成員圖的用途」，以及在執行專案中，「專案團隊成員圖對於專案的影響性」，這兩個觀點讓我很有啟發。

因此想要趁此機會與大家分享關於專案團隊成員圖的一些想法：專案團隊成員圖的用途？專案團隊成員圖對於專案的影響性？結語一、專案團隊成員圖的用途？想像一下，如果你今天是一位專案負責人，被老闆指派要去負責推動某個項目或計畫時，你可能會做哪些事情？繪製你的第一個專案團隊成員圖在專案開始初期你會需要做的一件事情就是規劃出此次專案要有哪些成員參與？，每個人在該專案中所扮演的角色與工作職掌？，因此你可能就會畫出以下的專案團隊成員圖：專案團隊成員圖範例一最上層的專案督導就是你的老闆，你就是中層那層負責統籌專案進行的人，最底層就是支持該專案的重要夥伴，如IT人員、行銷人員、客服人員等，借重它們的技能來幫助你完成這項專案任務。

「專案辦公室」在專案團隊成員圖的定位由於你的積極努力，順利讓小規模的專案如期上線，你的老闆覺得你時在超讚的！，因此又指派你去推動另一項比上次規模還要更為大型的專案計畫。

根據上次推動專案的經驗，你已經初步掌握繪製專案團隊成員圖的技能，在快速盤點此次專案所需資源後，此這次你所劃出的專案成員圖長成這樣：專案團隊成員圖範例二這次你所繪製的專案組織成員圖共分為四個層級，最高層依然是你的老闆，由於本次屬於大型專案，會牽涉以及運用到許多不同單位的資源，因此會需要一個專案辦公室，放在第二層的位置，作為資源統籌、溝通協調與時程監督的任務。

專案管理辦公室在往下一層我們來到第三層，該層為各個專案的負責人，這次他們的角色就類似於專案窗口的角色，例如今天上面的人想要推動一個網銀APP改版計畫，第二層專案辦公室的成員就會開始盤點與統籌各部門的資源，檢視可以運用哪些既有資源以投入到該專案上，而第三層的專案負責人可能會賦予線上信貸流程改善、新支付功能研發、存款產品優化等各種任務的PM，並負責去組織他的專案成員，才能夠順利的推動專案的進行(這裡的PM指的是ProductManager)。

PM一詞的說明「不同服務角色方」在專案團隊成員圖的定位正當你正為了推動該大型專案而忙到焦頭爛額時，某天你的老闆把你叫進辦公室，跟你說：「為了讓該專案能運作更為順利，我們特定聘請了外部的顧問團隊，來協助你推動這項專案計畫，下午二點胎們會在xxx會議室進行專案的Kick-off說明，記得要去參加。

」下午二點你正坐在會議室看著顧問們的PPT簡報，其中有一頁正是在說明專案團隊成員圖，他們所繪製的專案成員圖是長這樣：專案團隊成員圖範例三這次的專案成員圖因為有外部廠商參與的關係，因此變得更複雜許多，首先我們先看橫排，這次的專案團隊成員圖將服務方的角色區分為乙方和甲方，乙方為專業服務的提供方，可以是水電修繕人員、廣告代理商或是顧問等，甲方則是接收專業服務的那一方，借重乙方的專業知識與諮詢，提升原本專案計畫的效率。

接著我們再來看直列，一樣分為四個層級：專案督導、專案辦公室、專案負責人與專案小組成員，有先前的內部大型專案的組織成員圖架構幾乎一樣，但在第一層與第二層的專案督導與專案辦公室，分別加入了甲方與乙方的成員，變成是一個互相協同合作的模式，讓雙方可以擁有一個互相交流的平台。

在看過這麼多不同類型的專案成員圖的長相後，相信你現在已經能夠大致了解：「什麼是專案成員圖？」以及他的構成元素，在日常的工作上，專案成員圖時常會因為專案規模大小、成員角色職能與參與方的不同組合，而呈現多元化的樣貌。

二、專案團隊成員圖對於專案的影響性？當我們能夠初步了解專案成員圖的概念後，再來進一步思考，這我們能夠從這張圖中端詳出那些諮詢。

沿用我們一開始繪製那張三層架構的專案團隊成員圖，可以從中看出它隱含訊息：誰是專案的決策者？三層式架構的專案團隊成員圖為何找到專案的決策者會如此重要？，因為他會對於專案產生二點好處：提升專案事項的評估與決策效率，減少無效溝通次數若專案進行中遇到問題時，能夠找到合適的角色尋求協助提升專案事項的評估與決策效率，減少無效溝通次數想像一下如果你今天是一位外部顧問，要協助某企業進行資訊服務的導入專案，參與幾次與客戶的會議後，你目前所掌握的專案成員圖是長成這樣的：若從剛剛的觀點：「首先我們必須從專案成員圖，識別出專案的決策者」來檢視這張圖我們可以發現，專案的負責人通常會扮演第一層決策者的角色，在會議上針對專案所提出的議題時，就自身業務範疇內進行評估和決策，而越往上層的決策者，則負責更高層級的決策任務，例如，為了成立新的數位網銀，是要從既有網頁進行修改，還是要直接建立一個新的網頁這件事，有可能就會是第三層決策者要思考的事情。

因此若我們無法從專案成員圖中清楚明白各層級的決策者在哪時，會發生什麼事情呢？，在專案的討論會議上，雖然大家都討論熱烈，但專案的待議事項，遠無法塵埃落定回到剛剛的故事，當你是一位外部顧問在專案會議中，請教客戶關於是否要針對數位網銀上新增「跨境匯款」功能時，對方跟你說我無法決定是否要新增這項功能，因為我們稽核對於資安的防範很嚴格，數位網銀也不是我在負責更新的，這項功能要放在網頁的哪個位置我也無法決定。

這時你可能會把這幾點關於資安、功能位置等列在待議事項上，等到下次會議再另行討論，於似乎下一次的會議上客戶可能又跟你重複提出相同的議題，這時你意識到需要更高層級的人來決定這件事情，當你回頭過來檢視專案成員圖時你發現，更上層的決策者很模糊不清，不知道要找誰作為該待議事項的決策成員，因此專案的進度永遠卡在一堆無效的溝通上，無法讓專案順利運作下去。

若專案進行中遇到問題時，能夠找到合適的角色尋求協助讓我們換一個場景，假如你今天是在組織內部負責某項專案的PM，然而你遇到了一些很艱難的任務，會需要跨部門或相關單位的支援與協調，然而此時你拿到該專案成員圖長成這樣：看起來當你再參與這項專案時，當遇到無法應對的問題時，只能詢問專案督導的意見了，然而專案督導並未能夠肩負起決定其他部門是否能夠調用資源或人力來協助解決你的問題，因此你的專案很可能就在這邊卡住了。

因此若能再專案初期，規劃一個統一調派資源的平台，也許身為第一層決策者的你，就能夠尋求這個平台的協助，來幫助你目前在專案推動上所遇到瓶頸。

三、結語相信經過上述兩個案例後，大家於未來在看到專案管理圖時，應該不再會覺得他就是一張把所有專案相關人員，分別擺放到這張圖上的每個位置，必須還要思考他在專案中所扮演的角色，賦予工作職掌，當遇到問題時，是否能找到對應的資源或幫助來解決問題，才能夠從專案開始的初期，就已經超前部屬，防範未來專案開始後可能會遇到的情況，將專案成員對於專案的影響風險降至最低，順利推動專案的進程。

隨堂小測驗：假如今天你是一位顧問，負責推動客戶專案，然而你卻遇到這樣情況的專案成員圖，你會採取什麼行動呢？感謝各位朋友的支持與鼓勵!當你／妳閱讀完這篇文章後，請依喜歡與實用程度給我1–10個拍手。

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