經理人96/5月刊文章分享~ 如何把工作做完做對做好？

改善績效、簡化工作的祕訣，在於建立一個能夠自動改善問題的工作流程：PDCA。

在辦公室裡，是不是常常覺得工作做不完，一定要加班才能完成？ 富爸爸168小站 跳到主文 致富是讓自己變得更好的過程. 部落格全站分類：財經政論 相簿 部落格 留言 名片 May08Thu200822:19 經理人96/5月刊文章分享~如何把工作做完做對做好？ 改善績效、簡化工作的祕訣，在於建立一個能夠自動改善問題的工作流程：PDCA。

在辦公室裡，是不是常常覺得工作做不完，一定要加班才能完成？或覺得工作愈做愈多，無法收尾？你有沒有想過，自己究竟在忙什麼？「時間管理的殺手，就是沒有計畫，」長宏專案管理顧問公司總經理周龍鴻說。

多做計畫，避免天天救火每天要做的事，可分成4種：急迫又重要、急迫但不重要、重要但不急迫，不重要也不急迫。

多數人會先做「急迫又重要」的事，往往「重要但不急迫的事」會因為一直拖著沒有做，有天突然變成「重要且急迫的事」。

這時候，你就得趕去救火，要是沒救到，就會出大麻煩。

「大部分的人很忙，是因為把應該拿來做計畫的時間拿去做急迫的事，使做『重要但不急迫的事』的時間變成0。

這會造成惡性循環：今天要救火是因為昨天重要的事情沒做，今天重要的事又因為去救火不能做，所以明天又會著火，愈燒愈大，」周龍鴻說。

如果一開始就想省下計畫（Plan），執行（Do）的時間或許會一樣，但卻要花很多時間檢核（Check），最後甚至無法行動（Action）。

這就是某些企畫案只能用來交差了事，實際執行卻漏洞百出的原因。

想要簡化工作，必須做好明智的時間管理，把大部分時間都拿來做「重要但不緊急的事」。

審慎評估，避免規畫失焦「做計畫」並不是寫出厚厚的一本報告，而是一個「事先規畫」的概念。

周龍宏說，很多人一開始就直接寫計畫（他稱之為「小P」），卻沒有經過評估（也就是「大P」），最後結果一定會失焦。

比如說，老闆要你寫一份企畫案，你沒有問清楚老闆的目的，也沒請教專家或資深同事的意見（跳過了大P），回去就開始埋頭找資料（直接進入小P）。

最後寫出一本不符老闆和客戶需要的企畫，只好來來回回修改，反而浪費更多時間。

周龍鴻是這套「P理論」的忠實信徒。

從約定採訪時間到採訪當天，約有兩周。

期間，他與記者通過2次電話、2次MSN與數封e-mail，擬出4個版本的訪談內容。

「我把你當成我的客戶，我要提供對《經理人月刊》讀者有用的內容，加上採訪時間已很接近截稿日，如此也可以讓你容易寫出稿子，」他對記者說。

萬一，你一直都忙著處理「急迫又重要的事」，沒時間做計畫，可以採取的策略就是「速戰速決」，省下一點時間思考。

「你有沒有想過，萬一你又掉了一次錢包，該怎麼辦？」周龍鴻從口袋裡掏出皮夾，抽出一張折得四四方方的A4紙張，上面是他的駕照、身分證等重要文件的影印。

掉過一次皮夾後，他學會把所有證件正本留在家裡，只帶一張有照片的健保卡做為證明之用。

「『掉皮夾』就像一個專案，結案後要把特別的學習經驗歸檔，這就是計畫的功用！」一般人之所以缺乏執行力，是因為沒有高效率。

周龍鴻建議用「大塊時間法則」，把每天要做的事分成「容易的事」與「重要的事」，每天至少要有連續120分鐘能專心做事，完全不受打擾。

先用前30分鐘完成「容易的事」（就是「急迫但不重要」或「不重要也不急迫」），像是回e-mail。

時間一到，不管有沒有做完，就切到規畫專案之類「重要的事」上，如果做得起勁，超過90分鐘也無所謂。

每天下班前再「Check」，要是今天的「Do」有沒有做好，再調整明天的「Action」。

只要能貫徹用PDCA拆解每一件事，就能用最有效率的方式，達成工作與生活的終極目標。

周龍鴻Profile現職：長宏專案管理顧問公司總經理、台灣國際專案管理師協會理事長學歷：成功大學EMBA經歷：日月光半導體知識管理中心負責人如何用PDCA做人生與工作的時間管理？PDCA不只可用來做平日的工作排程，小到每天哪幾個小時該做那件事，大到個人一生的目標規畫，都可以套用在PDCA的架構下，幫你做出最理想的分配，善用人生的每分每秒！Step1：先擬定出自己的「人生目標」，並以此做為制定計畫的準則，讓每一個年度計畫都能符合自己預期的最終人生目標。

Step2：在確認人生目標後，將關於「工作」與「人生」所有的「年度計畫」列出來，並依照「重要性」「急迫性」及「成功機會」來給分數，最佳的給5分，最差的給1分。

將3個分數相乘，分數最高者，為最優先執行的計畫。

Step3：在確定該先執行哪些計畫後，再將每個計畫都用PDCA來加以拆解，規畫出應做事項與工作內容。

Step4：在確定應做事項後，執行時，依照每周的進度或每天的體力分佈狀況，決定做事的時間。

Step5：最後，每件事都用「大塊時間法則」來執行。

如此，就能確實掌握每件事的重要性，將時間做出最有效率的安排。

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