記住以下幾步，可以將你的工作效率提高一倍！

每到黑色星期三，無論是行政菜鳥還是總監大神，各個級別的行政寶寶們都可能處於隨時要炸的狀態：

「今天待發的快遞要把前台淹沒了，趕緊處理一下餵」

「李總下周三飛香港的機票確認改簽，不要忘了噢」

「今天上午11點的銷售部會議隨同記錄，準備一下」

「Mary啊，印表機卡紙，你快去看看哦」

……

你會發現同樣在辦公室里疾步行走，有的行政是無頭蒼蠅一樣亂竄，哪裡需要去哪裡，而另一種行政，則在遊刃有餘的處理著每一件事情，散發著女神的光芒。

如果你希望對行政工作的實質以及落實的時機作出恰如其分的判斷和決策，那麼劃重點的時間又到啦！！！

通過下面幾步，結合簡單的小工具就能大幅的提升你的工作效率哦。

1 梳理並分類工作內容

盲目的忙碌是無用的，想要提高工作效率，你先問自己一個問題：「我到底在忙些什麼？」

1.隨手記錄

無論你是創業公司的一把手，還是大公司的專業新星，都要結合你的工作範圍，隨手記錄你的所有工作內容，這樣你才會了解你的工作邊界以及工作所有細分內容。

在隨手記錄這個環節，除了你的備忘錄和筆記本，作為職場老司機，還要向你牆裂推薦一個在線文檔表格工具：石墨。

它在很大程度上能夠完爆word，不如試試看。

2.分類整理

將你的工作內容進行標記分類，會讓你對工作有整體到細節的概念，嘗試標籤化管理你的工作內容。

「確定事務的分類標籤」主要聚焦於你的工作目標和計劃安排上。

按照你的工作範圍，標記你的所有工作內容。

經過這一輪的標記，你可以知道你的工作進度以及工作計劃執行情況。

舉個栗子：

從時間維度標記分類

按時間周期性標記：每周一的例會、每周五的周報；為期三個月辦公室裝修規劃；年度工作計劃……

按時間時效性標記：2017年4月24日上午10點，發布行政部法定假日放假通知。

從內容維度標記分類

按行政內部工作標記：行政部團建組織、辦公易耗品採購等等；

按部門間合作標記：年會現場的技術部門支持、銷售合同蓋章、財務對接報銷等等；

按個人獨立對接第三方標記：聯繫合作下午茶供應商、對接綠植養護公司等等。

分類完畢就可以開始創建你的第一次to do list啦

2 創建你的to do list

一份可執行的to do list，最重要的一定是設定合理的時間節點。

1.明確合理的時間節點

領導在布置任務時一定會給出任務的deadline，但你的個人能力，經驗，工作狀態都是影響工作效率的因素。

例如：領導要求你半小時後拿出公司家庭日活動策劃方案。

但你在能力、經驗不足的情況下，需要半天甚至一天才能給出方案，此時的時間節點在沒有工作人員替換的情況下，所以，你要麼和領導商量重新設定任務的deadline，要麼硬著頭皮衝鋒，挑戰極限？

2.選用合適的 to do list 工具

試試看，通過新工具開啟你對工作的專注，選擇自己能夠快速掌握的工具，而不是需要你消耗大量精力的工具。

滴答清單、Evernote都是簡單好用，容易上手的工具。

▲EverNote操作介面

當然，你還可以打開你最熟悉的日曆新建行程事件，設置提醒就好，或是善用OA系統里的商務日誌、郵箱裡的待辦事項、自行設計的簡單日程表格、甚至於每一天的to do list，手寫便簽貼在電腦邊都OK。

3.預留處理突發事件的時間，併合理安排事件優先級

在沒有突發事件的情況下，事件的優先級比較容易安排，但行政的日常工作場景中，經常會有各種突發事件來打斷你的工作流程。

比如：你在整理上個月的報銷單據，準備核算匯總明天上午上交時，空調壞了，同事們大汗淋漓，怨聲載道，但維修也是你的工作內容，卻是突發事件，你是優先處理手上的報銷還是優先聯繫修理空調？

當遇到這種突發情況時，你可以採用「輕重緩急四象限工作法」合理的安排時間消耗，讓工作更加有序，而不影響效率。

▲輕重緩急四象限工作法

3 定期復盤，建立小系統

幾乎所有的行政工作內容都涉及到流程，通過思維導圖整理工作流程有利於將看似凌亂的工作內容最終系統化。

學會用思維導圖的形式復盤工作，建立小系統，梳理流程。

思維導圖方面只推薦一個工具：xmind，如果你不想下載，百度腦圖就行。

當然，你覺得用一張A4紙更容易散發思維，拿張白紙就好。

舉個栗子：

怎樣整理行政年會策劃思維導圖？

1.明確工作目的，寫出中心主題。

以活動策劃主題確定中心主題，比如確定年會主題為公司成立周年慶，公司大事件年會主題需要突出慶祝上市、併購，受年會形式影響全員出國旅行等等

2.建立工作痛點，得出框架結構。

從年會主題出發，新增痛點標籤如：年會時間、場地選擇、人均預算標準等等，從而得出年會策劃的整體框架

3.執行後，不斷優化框架內容。

計劃永遠都看似完美的，但執行永遠有例外，而處理例外的經驗就是你「私人訂製」的成長。

如果你在一家公司呆的時間足夠長，有好幾次的年會負責機會，在組織大型活動這一工作環節，你就自帶別人沒有的優勢。

▲Xmind操作介面

行政想要升職加薪，僅僅完成日常工作是不OK的。

無論是個人能力成長，還是拓展職業邊界，通過思維導圖定期進行日常工作復盤分析，是不斷新增、優化、完善行政工作系統的方式之一。

行政效率神器

另外，以下幾個效率小工具，行政寶寶們都應該知道能大大減輕你的日常工作量。

1.名片全能王+掃描全能王：名片歸檔表格不用再手動輸入、各種文件掃描也不用排隊等印表機了

2.快速文件搜索工具-everything：只要你文件命名沒問題，幾秒鐘就能找到想要的文件。

3.截圖工具-Faststone：日常的工作，截圖用ctrl+alt+A就可以完成。

長頁面截取用faststone一鍵截取生成長圖就OK啦

最後，行政雖然是個系統性的工作，但日常工作的規劃、提醒、記錄、回顧以及總結都是行政工作過程當中必不可少的環節，也是提升行政工作效率的關鍵所在。

工具，只是方式，而提高你的效率依然需要養成激勵自己的工作習慣和長期的堅持。

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你在提高工作效率上有什麼小技巧，歡迎在留言區與我們分享

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