【信件範本】HR 怎麼寫面試通知、錄取通知和婉拒求職者的 ...

面試通知的信件結尾可以附上連絡資訊，包含公司的電話與地址，你的電話、Email 或其他聯絡方式，也有些HR 會附上公司過往的媒體報導連結供求職者參考，都是適合放在面試 ... 找工作資源中心人才招募技巧【信件範本】HR怎麼寫面試通知、錄取通知和婉拒求職者...【信件範本】HR怎麼寫面試通知、錄取通知和婉拒求職者的感謝函？Joyce2022年6月8日給求職者的面試通知、錄取通知書和未錄取通知該怎麼寫呢？本文重點： HR如何撰寫面試通知信？撰寫技巧/信件範本：面試通知 婉拒求職者的未錄取通知信/未錄取感謝函這樣寫撰寫技巧/信件範本：未錄取通知/信件範本：二次面試未錄取 錄取通知信/錄取通知書怎麼寫？撰寫技巧/信件範本：錄取通知身為HR，你所寄出的每一封信都代表著公司的形象，尤其在求職市場中，與求職者保持友好的關係不僅有助於建立企業的雇主品牌，也將替你在人資業界留下好風評。

不論是寄送面試通知給進入面試關卡的求職者、向人選傳遞好消息的錄取通知，或甚至是婉拒優秀求職者的未錄取通知信、感謝函，身為HR的你，都該在通知信中用理性且友善的口吻，感謝求職者在這段時間的努力與付出。

不過，要寫好面試通知、錄取通知書和未錄取的感謝函，就有許多需要注意的眉角了。

參考這篇文章的步驟教學與範本，一起來看看HR該如何寫出得體又不失專業的通知信！ HR該如何撰寫面試通知信？ 寄給求職者的面試通知信不需要長，而是要清楚表達出以下重點—— 你是誰：禮貌表明自己是哪家企業的HR從哪裡得知求職者的資訊：是從人力銀行、自家履歷信箱或經由其他人轉介等管道？邀請面試的資訊：包含邀請求職者面試的職位、面試時間、面試官的職稱、參與面試人數與面試需要的準備事項等聯絡資訊：公司地址、公司電話、HR電話或Email，方便求職者聯繫 當然，在面試通知信中除了這些必要資訊，還能夠適時補充和求職者應徵相關的內容。

例如，面試通常會經歷幾個關卡、前往公司的大眾交通方式等，都能讓求職者感受到HR的貼心與專業，而不只是冷冰冰的面試通知信。

HR該如何快速撰寫出一封面試通知信呢？可以參考這個面試通知信的架構、範本，建議整封信不超過500字，並視情況輔以大小標、列點說明： 面試通知信的「標題」 為了避免任何誤會，面試通知信的標題要直接了當，表明是哪家公司邀約哪個職缺的面試，並在邀約面試的通知信標題中，附上欲邀請面試的求職者姓名與職位，例如［XX公司面試邀約＿王大雄＿資深前端工程師］。

面試通知的「信件開頭」 和標題的作用類似，面試通知的信件開頭，你需要清楚介紹自己是某某公司的HR，在哪個管道看到求職者的履歷後十分印象深刻，因此寄出這封面試通知信，希望邀請來公司面試。

面試通知的「信件中段」 面試通知的信件中段便是整封通知信的重點，如果可以，建議用列點方式呈現，會讓收件的求職者更一目瞭然。

你可以在面試通知信中提供數個面試時段，方便求職者選擇（若已經先以電話確認過求職者的面試時間與意願，則可略過）。

接著，說明面試進行的形式與細節，例如是一對一面試或團體面試，是技術測驗或主管面試等。

最後，若有面試前須繳交的資料或文件，或面試當天需攜帶的物品，也別忘記提醒求職者準備。

若要提供求職者前往公司的交通指南，也可以在面試通知信的這個段落附上。

面試通知的「信件結尾」 面試通知的信件結尾可以附上連絡資訊，包含公司的電話與地址，你的電話、Email或其他聯絡方式，也有些HR會附上公司過往的媒體報導連結供求職者參考，都是適合放在面試通知信結尾的內容。

信件範本：面試通知 Hi大雄，我是ABC公司的HRLannie，在［XXXX人力銀行］上看到您的履歷，並對您豐富的前端開發經驗感到十分印象深刻。

在與技術部門的主管討論後，想邀請您來參加第一階段的面試！以下提供幾個面試時段供選擇：5/12（三）10:00~11:00/15:00~16:005/13（四）9:30~10:30/14:00~15:00/16:30~17:305/17（一）10:00~11:00/16:30~17:305/18（二）11:00~12:00/16:00~17:00面試時間皆為1小時，技術部門主管Alex將針對履歷與作品集部分與您進行面試，若有相關文件可一併於當天面試時攜帶。

公司地址：台北市信義區XXX路XX號4F（捷運市政府站2號出口）公司電話：02-XXXX-XXXX公司官網：www.ABC.com媒體報導：＿＿＿＿＿＿p.s.面試當天請先在1樓大廳和警衛換證登記後，搭電梯至4樓，左手邊的第一間就是ABC公司！若您有意願參加面試，再麻煩於本週五前回覆至少3個方便面試的時段，我們會在下週二之前盡快回覆您確切的面試時間。

若有任何問題，也歡迎透過此信箱聯絡我，期待您的回覆，謝謝！ 面試後，如何婉拒求職者？未錄取通知、感謝函這樣寫 比起發無聲卡，委婉且友善地拒絕求職者，用「未錄取通知」或「未錄取感謝函」明確告知未錄取的消息，反而會讓多數求職者放下心中一塊石頭，而非焦躁空等。

不過，HR要如何撰寫未錄取感謝函得體地婉拒求職者呢？在表明立場的同時，也要與求職者維繫好關係，保持專業並以禮貌相待，求職者就算沒有錄取，也能感受到公司用心對待人才的態度，一封好的未錄取感謝函也將替公司形象帶來正面的影響。

未錄取通知/感謝函的「信件開頭」 未錄取通知的信件開頭，可以先表明自己是哪家企業的HR（若之前已有通過信件可視情況省略），並感謝求職者前來面試的時間。

這部分建議用1~2句話說明即可。

未錄取通知/感謝函的「信件中段」 在未錄取感謝函的信件中段，HR最重要的任務便是讓每位求職者明白，他們的能力與經歷十分優秀，但礙於最後的取捨與考量，公司只能在有限的職缺名額中做出選擇，也感到十分惋惜。

因此，最合適的寫法是將未錄取感謝函的重點放在「人選本身的經驗與能力」，而非與其他求職者的競爭上，避免造成誤會，也讓求職者感受到公司在經過面試後，確實了解自己的工作能力。

未錄取通知/感謝函的「信件結尾」 最後，在未錄取通知信的結尾，建議HR可以再次針對求職者為了加入公司所做的準備、來回面試的時間表達感謝，祝福對方未來的職涯順利；也可以在感謝函中提到，若未來還有合適的職缺，很期待能有機會再和對方合作，就會是一封專業又近人情的未錄取通知信。

信件範本：未錄取通知信/感謝函接下來，初次面試與二次面試的未錄取通知也會有所不同。

參考以下的面試未錄取感謝函範本／感謝信範例，依照不同狀況做改寫，在婉拒求職者的同時也能在對方心中留下深刻印象。

Hi大雄您好，我是ABC公司的HRLannie，感謝您在日前撥冗前來參加［XXXX職缺］的面試，您豐富的開發經驗與技術背景都令我們感到印象深刻。

不過，由於職缺名額有限，在多方考量下，我們很遺憾地通知您並未錄取［XXXX職缺］。

面試主管Alex仍十分看重您在面試中展現的應變力與技術能力，若是將來有更符合您背景的職缺，也希望有機會能和您合作共事。

再次感謝您對ABC公司的青睞與前來面試的寶貴時間，也預祝您早日找到理想的職務，謝謝您！ 信件範本：二次面試的未錄取通知/感謝函 若求職者已參與兩次以上的面試，而獲得未錄取的結果，則建議在婉拒求職者的感謝函中針對「求職者的面試表現」與「求職者的學經歷背景」多點著墨；如果可以的話，先撥通電話告知求職者未錄取的結果，並感謝他付出的時間，也是給予求職者的尊重。

可以參考下列的未錄取感謝信範例： Hi大雄您好，我是ABC公司的HRLannie，感謝您三度撥冗前來參加［XXXX職缺］的面試，您豐富的開發經驗與技術背景都讓團隊留下深刻的印象。

不過，如同稍早在電話中的說明，十分遺憾地，我們最後無法與您一同共事。

非常感謝您在這段時間所參與的3場面試，儘管暫時沒有合作的機會，您在面試中提到的XXXX與XXXXX，都展現了您豐富的工作經驗與決斷力，仍讓這個決定非常不容易。

希望未來有符合您經歷的職務時，能夠借重您在XXX領域的經驗與專長，一起與團隊合作共事。

再次感謝您對我們的青睞，也預祝您接下來的發展順利，謝謝您！ 可以發offer了！給求職者的錄取通知怎麼寫？ 錄取通知或錄取通知書的重點，在於讓求職者知道錄取職位、到職時間與報到所需的一切文件資料。

而薪資、福利、工作條件等其他規定，通常會於另一份正式的聘雇合約中說明。

錄取通知的「信件開頭」 錄取通知的信件開頭，可以恭喜錄取者並歡迎對方加入公司，並在錄取通知書的開頭就明列求職者的姓名與錄取職位。

錄取通知的「信件中段」 HR在錄取通知信中，須說明錄取者報到時的相關資訊，通常會包含但不限於： 報到日期、時間與地點服裝要求（若無則可省略）證件與文件：身分證正本、兩吋照片、最高學歷證書正本/影本、薪轉帳戶的存摺正本/影本 錄取通知的「信件結尾」 錄取通知書的結尾，通常會放上HR的電話、Email或其他聯絡方式，用意在提醒錄取者若在報到之前有其他問題，都能夠與公司聯絡並及時處理。

信件範本：錄取通知 大雄您好，非常榮幸邀請您加入［XXXX公司］的團隊，在此通知您成功錄取，並將擔任［XX部門］的［XX職位］。

請攜帶此錄取通知書，並依照下列說明前來［XXXX公司］人資部門報到：報到時間：2021.05.13（四）10:00報到地點：［公司地址、XX辦公室］報到相關文件：身分證正本（影印後發還）兩吋照片一張最高學歷證書正本（影印後發還）薪轉帳戶的存摺正本（影印後發還）若您無法於上述時間辦理報到，或者尚有任何疑問，都歡迎您來電或寄信告知詢問，謝謝！HRLannie/［辦公室電話或手機］/［Email信箱］XXXX年XX月XX日 關於面試通知、錄取通知書和未錄取感謝函的眉角、撰寫細節和範本，看完這篇文章，你是否已經掌握要點了呢？ HR經常代表公司與求職者進行第一線接觸，因此不論是電話聯絡或信件往來，都需要拿捏好禮貌與專業之間的界線，不可流於毫無感情的公版回覆——要在面試通知中展現適度的細心、未錄取通知信中傳達感謝，並在錄取通知信中說明仔細。

希望透過這篇文章，讓HR都能快速寫出面試通知、未錄取通知以及錄取通知，替公司順利招募到合適的人才！延伸閱讀：寫好一份職缺敘述JobDescription，人才就找對一半！ 婉拒求職者感謝函範本感謝信範例面試未錄取感謝函感謝函面試錄取通知範本面試通知信面試通知範本未錄取通知錄取通知範本面試通知錄取通知書錄取通知ContributorJoycePassionateaboutbeingthebridgebetweendemandandsupply.Fullofentrepreneurialmindsetandgoal-oriented.線上履歷工具製作一份能幫你獲得面試機會的履歷。

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