法規名稱： 檔案管理局公文處理作業要點 - 植根法律網

原則上應以法令準則或成例為依據，無依據時，應衡情度理或與有關組室會商擬具之。

... 承辦人員應於公文檔案管理系統登錄機關全銜（行文序列原則參如附件四）、地址及 ... 目前線上：476人，瀏覽人次：664444286 會員登入| 加入會員 法規檢索 令函判解 英譯法規 裁判書 書狀例稿 契約範本 植根服務 相關網站 行政令函│司法判解 研討會訊息│植根雜誌 法規資訊 法規名稱： 檔案管理局公文處理作業要點 時間： 中華民國100年02月16日 編章節條文 參、公文擬辦 二十四、對於單位收發人員分送之公文或各級主管交辦事項，承辦人員應 即擬辦陳核；公文擬辦情形得以登錄於公文檔案管理系統或登記 簿為之；職務異動時，登記簿或公文經辦有關資訊應列入移交。

二十五、簽、稿擬辦方式 （一）先簽後稿：制定、訂定、修正、廢止法令規章、有關政策性 或重大興革事項或牽涉較廣、內容複雜或其他重要案件，須 先簽請核定後再據以辦稿。

（二）簽稿併陳：依法辦理或案情簡單，處理情形僅須酌加說明、 析述，以及限時辦發不及先行請示案件，以簽稿合併陳請核 判。

（三）以稿代簽：一般案情簡單，處理途徑別無選擇或例行陳轉之 案件，得逕行以稿代簽方式辦理，不須於來文空白處再簽註 意見。

（四）使用先簽後稿、簽稿併陳或以稿代簽時，應於左上角附註「 先簽後稿」「簽稿併陳」或「以稿代簽」字樣。

二十六、作業要求 （一）簽、稿之擬辦，各項文字記述、數字、簡語及標點符號等， 應求正確無誤；用語遣詞，應言簡意賅，分段確實；結構格 式及各項作法，均應確實符合規定，力求一致；敘述不可輕 重或本末倒置；同一案情之處理不可前後矛盾，互相牴觸。

（二）「簽」之性質，為處理公務時運用文字表達意見之文件。

本 局內部單位簽辦之案件，依分層負責授權規定核決，簽末不 必敘明陳某某長官字樣；以本會主任委員署名簽陳行政院之 案件，簽末得敘明『敬請秘書長轉陳副院長院長』字 樣（格式參如附件三）。

（三）簽之撰擬準據： 1.原則上應以法令準則或成例為依據，無依據時，應衡情度 理或與有關組室會商擬具之。

2.提供之意見或辦法未獲上級同意而另有指示者，依其指示 辦理；但如與法規或政策有牴觸時，應再陳明提供裁決。

3.重要或特殊案件應先當面請示辦理原則後再行簽辦。

（四）簽之撰擬要領： 1.「主旨」：扼要敘述案情之要點與目的，於末段結尾適切 使用請示語，如「請核示」或「簽稿併請核示」等。

2.「說明」：應簡要敘述案情來源、經過、事實、理由、相 關法規、處理方法分析、協調會辦情形之歸納及主辦單位 所持立場等事項。

3.「擬辦」應針對案情，提出具體處理意見或解決問題方案 ，供上級長官採取決定。

意見較多時分項條列。

4.「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見， 「擬辦」一段不重複「說明」。

簽稿併陳如案情簡單，可 使用便簽方式，不分段，以條列式簽擬；一般存參文件， 得於原件文中空白處簽擬，空白處不敷運用時，應另附便 簽上陳。

5.便簽簽末應敘明組室名稱，並逐級陳核。

（五）文稿係公文之草案，由各單位依業務處理權責及規定程序核 判後，繕發正式公文。

撰擬文稿應按行文對象或行文事項之 性質選用適當之公文名稱，如「函」、「書函」、「公告」 等，並注意與受文者之關係地位。

（六）本局為行政院研究發展考核委員會附屬機關，擬辦文稿直接 稱謂宜用「鈞會」，並應於稱謂前空一格。

（七）文稿以一文一案為原則，受文者有數機關時，內容大同小異 者，同稿併敘，將不同文字列出，並註明某處文字針對某機 關；內容小同大異者，用同一稿面分擬。

但一案須辦數稿者 ，仍僅用一文號。

（八）凡有通報行政院所屬中央二級機關及直轄市、縣市政府週知 之公文者（二百萬位元組以下），得於正本欄位加註「全國 政府機關電子公布欄」，於核可後送發，得以電子公文交換 登載至該公布欄。

（九）擬辦公文，應扼要說明案件背景，並檢附前案供參，及避免 將前案影本納為公文附件歸檔。

（十）擬辦文稿，應填列文別、速別、密等及解密條件或保密期限 （解密條件或保密期限以括弧標示於機密等級之右）、附件 、分類號及保存年限。

（十一）一般公務機密文書之處理應依「檔案管理局一般公務機密 應保密範圍表」（如附表一）辦理。

（十二）文稿「說明」引述來文機關文號作法例： 1.依大部90年4月26日台財總字第○○○○○號函辦理 。

2.復大會90年4月8日工程技字第○○○○○號函。

（十三）擬辦開會通知單稿，開會日期毋庸寫「中華民國」、「民 國」等字，如90年○月○○日（星期三）上午9時30分。

另書明下午者，不寫14時、15時，應寫為2時、3時。

（十四）為利電子公文進行交換作業，函送開會會議紀錄予與會者 時，會議紀錄出（列）席者項，應繕具全部出列席人員名 單。

（十五）局內會議通知及會議紀錄得以電子郵遞方式告知，會議紀 錄得登載本局局內資訊網。

（十六）擬辦文稿，行文之「正本」或「副本」，承辦人員應於公 文檔案管理系統登錄機關全銜（行文序列原則參如附件四 ）、地址及郵遞區號；文若屬通函性質，正、副本收受者 宜採用總稱概括方式表示；對個人一律稱「先生」、「女 士」或「君」，不書明個人身分證字號或其他基本資料（ 諸如出生年月日等）。

（十七）擬辦文稿（含會議通知等電子郵件稿），承辦人員應於文 稿末適當空白處簽章，並註記年度、日期及時間（線上簽 核公文僅需註記日期及時間），各層級核稿簽章，依序由 上而下、由左而右簽署，其為二層決行者，應加蓋「二層 決行」章，如為代理單位主管核判者，應於簽章後加「代 」字；對簽稿併陳公文逕判發者，則應註明「奉核後發 」。

落款簽名必須清晰，足資辨認，以明責任。

（例如93 年12月201220日15時得縮記為93。

1500 （十八）擬辦文稿，避免單字成行、單行成頁及簽末請示用語或稿 末署名獨自成頁，遇有畸零字數或單行時宜儘可能緊湊， 並應注意預留文稿空間以供核決批示。

（十九）公文擬辦完成後，應裝訂整齊，如含橫式圖表者，應依表 頭為裝訂線方向整理；如有附件、附錄，應另加簡明醒目 之標籤，並標示附件序；附件標籤自上而下貼於文件之右 邊緣；附錄標籤自左至右貼於文件上端。

發文之附件，應 於文面確實註記，檢點清楚，隨稿附送。

如須以電子文件 、抄本或影印本發出，辦稿時應載明「附電子檔」、「抄 送」或「檢送○○影印本」等字樣，並註明「原本存卷， 另以電子檔、抄本或影印本發出」；如須以原本發出，而 原本僅一份時，請註明「原本隨文發出，抄本或影本存卷 」。

（二十）文稿二頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋（印）騎縫章 。

（二十一）機關內部機密件、急要件或附有大量現金、有價證券及 貴重物品之公文，除由承辦人員親自遞送外，一般公文 處理各單位收發人員亦應隨到隨辦，隨辦隨送，不得積 壓。

（二十二）公文之傳遞應一案一卷宗，機密文件應使用黃色卷宗或 機密文件傳遞封彌封傳送。

（二十三）簽、稿陳核文字修改過多，應由各級主管退還承辦人員 清稿後併附原辦文稿，始得陳核；如經修正而僅抽換部 分頁面時，應於騎縫處加蓋職名章，其已會章者，可免 再行會章。

（二十四）承辦案件應注意其辦理期限，當每日檢視有無即將逾期 公文，儘速提陳，並預留各級主管核決及發文作業時間 ，緊急案件應親自遞送。

（二十五）未能如期辦畢之公文，應於待辦日期未屆滿前敘明原由 辦理展期，展期次數以二次為限，每次不得超過十日。

第一次展期應經單位主管核准，第二次展期應報請主任 秘書核准；申請展期核可後，除線上申辦展期者外，展 期申請單應併同公文陳核及歸檔，並將展期申請單影送 秘書室及單位登記桌各一份；限期案件，須聯繫來文機 關確認並留下電話紀錄或其他書面紀錄，始得變更來文 所定期限。

（二十六）具特殊或涉及政策、法令或需多方會辦之案件，需三十 日以上始能辦結者，得簽准提列為專案管制案件，並逕 依擬辦結期限辦理稽考。

（二十七）公文來文之處理速別與公文性質不符者，經組室單位主 管核可後，得調整來文處理速別。

（二十八）公文得以雙面列印，陳核公文用紙，除不須歸檔之前案 影本外，不得使用資源回收紙張。

（二十九）公文以電子交換發文，其附件之處理應注意下列事項： 1.紙本式附件除書籍、支票、原始憑證、需蓋印章之表 單外，均應編訂頁碼掃描存成電子檔傳送。

2.電子檔附件應存成公文用紙A4尺度，如非A4尺度 之附件，應縮放印成A4尺度再予掃描儲存。

3.附件檔大小及附件檔名使用之中文字數依「文書及檔 案管理電腦化作業規範」辦理。

公文附件檔大小超過 規定者，公文附件應改置於網站共用附件下載區供收 文方下載使用。

附件三-會簽橫式附件四-檔案管理局行文清單 RSS服務訂閱說明|合作提案|隱私權聲明|著作權聲明|常見問題 106臺北市信義路三段162-12號玫瑰大樓3樓電話：02-2707-2848傳真：02-2708-4428 COPYRIGHT(C)2000-2003ROOTLAWALLRIGHTSRESERVED.MAILTOWEBMASTER.