法規名稱： 新北市政府文書處理實施要點

其他：手令或手諭、簽或報告、箋函或便簽、聘書、證明書、證書、執照、契約書、 ... 上一層收文或核定案件，其性質屬於次一層權責範圍內，而以次一層機關名義對外行文 ... 目前線上：1877人，瀏覽人次：695996138 會員登入| 加入會員 法規檢索 令函判解 英譯法規 裁判書 書狀例稿 契約範本 植根服務 相關網站 行政令函│司法判解 研討會訊息│植根雜誌 法規資訊 法規名稱： 新北市政府文書處理實施要點 停止適用時間： 中華民國109年8月26日 編章節條文 參、公文製作 十五、本府公文分為「令」、「呈」、「函」、「公告」、「其他公文」 五種。

十六、本府公文之類別及用法如下： （一）令：公、發布本市自治法規、解釋性規定與裁量基準之行政 規則及人事命令時使用。

（二）呈：對總統有所呈請或報告時使用。

（三）函：各機關處理公務有下列情形之一時使用： 1.上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復，或為下 達行政規則時。

2.下級機關對上級機關有所請求或報告時。

3.同級機關或不相隸屬機關間行文時。

4.民眾與機關間之申請與答復時。

（四）公告：各機關就主管業務或依據法規規定，向公眾或特定對 象宣布周知或依行政程序法第一百五十四條所為擬定法規命 令預告時使用。

（五）其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如： 1.書函： (1)於公務未決階段需要磋商、陳述及徵詢意見、協調或通 報時使用。

(2)舉凡答復內容無涉准駁、解釋之簡單案情，寄送普通文 件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用 ，其性質不如函之正式性。

2.開會通知單（格式如附件一）或會勘通知單（格式如附件 二）：召集會議或辦理會勘時使用。

3.公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡 單正確說明之事項，經通話後，發（受）話人如認有必要 ，可將通話紀錄作成二份，以一份送達受（發）話人簽收 ，雙方附卷，以供查考。

4.其他：手令或手諭、簽或報告、箋函或便簽、聘書、證明 書、證書、執照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖等及 其他定型化處理之公文，依公務性質及處理方式等使用之 。

十七、「令」之製作要領如下： （一）公（發布）本市自治法規、解釋性規定與裁量基準之行政規 則之令文得不分段，敘述時動詞一律在前。

（二）多種自治法規之制（訂）定、修正或廢止，同時公（發）布 時，得併入同一令內處理。

（三）令之公（發）布方式，如為自治法規或解釋性規定與裁量基 準之行政規則，應刊載於本府公報或其他出版品；如為人事 命令，得以公文分行或刊登機關電子公布欄。

（四）人事命令分為任免、遷調、獎懲三種，格式由人事主管機關 訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。

十八、「函」之製作要領如下： （一）文字敘述應儘量使用明白曉暢，詞意清晰之文字。

（二）文句應正確使用標點符號。

（三）轉敘來文，僅須摘述要點，避免層層套敘，來文過長無法摘 述時，可列為附件。

（四）應避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。

（五）應使用語氣肯定、詞句堅定、互相尊重之語詞。

（六）函的結構，一律採「主旨」、「說明」、「辦法」三段式。

案情簡單可用「主旨」一段完成者，勿硬性分割為二段、三 段；「說明」、「辦法」二段段名，均得因事、因案加以活 用。

十九、「函」之分段要領如下： （一）「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具 體扼要。

訂有辦理或復文期限者，應在「主旨」內敘明。

（二）「說明」：當案情必須就事實、來源或理由作較詳細之敘述 ，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。

（三）「辦法」：向受文者提出的具體要求無法在「主旨」內簡述 時，用本段列舉。

本段段名，得因公文內容改用「建議」、 「請求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。

（四）各段書寫方式： 1.每段均標明段名，段名之前不冠數字，段名之右加冒號「 ：」。

2.「主旨」一段不分項，文字緊接段名冒號之右書寫。

3.「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名冒號之右書 寫；如分項標號條列，應另列縮格書寫。

4.「說明」、「辦法」中，其分項條列內容過於繁雜或含有 表格型態時，應編列為附件。

二十、「公告」製作要領如下： （一）一律使用通俗、簡淺易懂之文字製作。

（二）文字必須加註標點符號，並應注意公告之時效及刊登期限。

（三）內容應簡明扼要，各機關來文日期、文號，無須在「公告」 內層層套敘；會商研議過程也無須在公告內敘述。

（四）公告本文結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」（或 說明）三段，段名之前不冠數字，分段數應加以活用，可用 「主旨」一段完成者，無須勉強湊成二段、三段。

（五）公告得張貼於機關之公布欄、刊（登）載本府公報、電子公 布欄或其他出版品等傳播工具廣為宣布。

公告刊載時，得用 較大字體簡明標示公告之目的，不署機關首長職銜、姓名， 刊（登）載於本府公報、其他出版品或電子公布欄之公告， 免蓋用印信、免署機關首長職銜、姓名。

（六）公告張貼於機關公布欄時，必須蓋用機關印信，於「公告」 二字右側空白位置蓋印，以免字跡模糊不清。

（七）一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式，免用三 段式。

二十一、「公告」分段要領如下： （一）「主旨」：為全文精義，應扼要敘述公告目的及要求。

「 主旨」之文字緊接段名冒號之右書寫。

（二）「依據」：敘明公告事項所依據之有關法規名稱及條文或 機關來函，非必要，不敘明來文日期、字號。

「依據」之 文字緊接段名冒號之右書寫，有兩項以上依據者，每項應 冠數字，並分項條列，另列縮格書寫。

（三）「公告事項」（或說明）：為公告之主要內容，文字緊接 段名冒號之右書寫；須分項條列時，應冠數字另列縮格書 寫，如內容僅就「主旨」補充說明事實經過或理由時，得 改用「說明」為段名。

公告如另有附件、附表、簡章、簡 則等文件時，僅需提到參閱「某某文件」，公告事項內無 須重複敘述。

二十二、其他公文製作要領如下： （一）書函之結構及文字用語比照「函」之規定。

（二）定型化表單之格式由各機關自行訂定，並應遵守由左至右 之橫行格式原則。

二十三、公文用語規定如下： （一）期望、目的及准駁用語，得視需要酌用「請」、「查照」 、「鑒察」、「鑒核」、「核示」、「備查」、「照辦」 、「辦理見復」、「轉行照辦」、「應予照准」、「未便 照准」等，應敘入「主旨」段，不得在「說明」、「辦法 」段內重複。

（二）准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確 肯定。

（三）直接稱謂用語： 1.機關間有隸屬關係者：上級對下級稱「貴」；下級對上 級稱「鈞」；自稱「本」。

2.機關間無隸屬關係者：對上級稱「大」；平行稱「貴」 ；自稱「本」。

3.對機關首長：上級對下級稱「貴」，自稱「本」；下級 對上級稱「鈞長」，自稱「本」。

4.機關（或首長）對屬員稱「臺端」。

5.機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「臺端」、「 君」；對團體稱「貴」，自稱「本」。

6.行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「 貴機關」或「貴單位」。

（四）間接稱謂用語： 1.對機關、團體稱全銜或簡銜，如一再提及，得稱「該」 ，對職員稱「職銜」。

2.對個人稱「先生」、「女士」或「君」。

3.對本府、本府所屬機關稱「本府」、「本府○○局」、 「本市○○所」。

二十四、簽、稿之撰擬方式如下： （一）簽稿之一般原則： 1.性質： (1)「簽」為處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並 作抉擇之依據，分為下列兩種： 甲、分段式：各段段名與「函」之作法類似，分別為 「主旨」、「說明」及「擬辦」三段式。

即制式 簽（如附件三）。

乙、條列式：條列式之「簽」，則按事理分條敘明。

如一般便簽（如附件四）。

(2)「稿」為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出 。

2.擬辦方式： (1)先簽後稿（視案件性質，先行簽准後再研擬公文稿） ： 甲、有關政策性或重大興革案件。

乙、牽涉較廣，會商未獲結論案件。

丙、擬提決策會議討論案件。

丁、重要人事案件。

戊、其他性質重要必須先行簽請核定案件。

(2)簽稿併陳： 甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析 述之案件。

乙、依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。

丙、須限時辦發不及先行請示之案件。

(3)以稿代簽：一般案情簡單或例行承轉之案件。

3.作業要求： (1)正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏 ，內容主題應避免偏差、歪曲，切忌主觀、偏見。

(2)清晰：文義清楚、肯定。

(3)簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。

(4)迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一 定時間內完成。

(5)整潔：簽稿均應保持整潔，字體力求端正並避免獨字 成列，獨列成頁；遇有畸零字數或單列時，宜儘可能 緊湊。

(6)一致：機關內部各單位撰擬簽稿，文字用語、結構格 式應力求一致，同一案情之處理方法不可前後矛盾。

(7)完整：對於每一案件，應作深入廣泛之研究，從各種 角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。

所提意 見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種 必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。

4.製作簽稿，應遵守以下全形、半形字形標準之規定： (1)分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、… …，（一）、（二）、（三）……，1、2、3、…… ，(1)、(2)、(3)；但其中”（）”以半型為之。

(2)內文： 甲、中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全 形為之。

乙、阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之 標點符號應以半形為之。

（二）簽之撰擬： 1.款式： (1)先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三 段式辦理。

(2)簽稿併陳：視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用 便簽，不分段，以條列式簽擬。

(3)一般存參或案情簡單之文件，限於原來文文末下方空 白處或背面空白頁簽擬，如不敷使用始加附便簽或簽 辦單簽擬。

2.要領： (1)簽應載明年月日及單位。

(2)「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦 ，不分項，一段完成。

(3)「說明」：對案情來源、經過、有關法規或前案及處 理方法之分析等，作簡要敘述並視需要分項標號條列 。

(4)「擬辦」：為簽之重點所在，應針對案情，提出具體 處理意見或解決問題之方案。

(5)簽之各段應截然劃分，說明段不提擬辦意見，擬辦段 不重複說明。

（三）稿之撰擬： 1.按行文事項之性質選用公文名稱。

如「令」、「函」、 「公告」、「書函」等。

2.上一層收文或核定案件，其性質屬於次一層權責範圍內 ，而以次一層機關名義對外行文時，其文內應載明「依 本府交下」、「依本府○○局交下」或「依本府核定」 、「依本府○○局核定」等字樣。

3.文末之首長簽署，敘稿時，無須列註，以求簡化。

4.一案須辦數文時，得以多稿方式辦理，並於各稿面「擬 辦方式欄」註明總稿數及各稿稿序(如「雙稿：稿1」、 「雙稿：稿2」)。

（四）簽、稿應注意事項如下： 1.先簽後稿之案件，應以核定原簽附稿。

2.簽稿引用之法令，應將其條文或令文扼要或全文敘入， 如文字過多不便全敘時，應列為附件抄送。

3.如需另附有關文卷者，應由承辦人員檢齊標示附送，並 於簽稿上註明。

4.承辦人員經辦之簽、稿，應依分層負責明細表規定，在 原公文簽、稿內註明決行層級。

如為先簽後稿案件，稿 由第二層人員依第一層核定之簽代判者，其決行層級仍 設為第一層，決行欄位應註明或加蓋「案奉核定」之字 樣，不得蓋「代為決行」章，文末亦無須加註「本案依 分層負責規定授權○○局局長（○○處處長、○○會主 任委員）決行」（府文）或「本案依分層負責規定授權 業務主管決行」（機關文）等文字。

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