5種常見英文Email回覆格式,倍增你的工作效率 - 數位時代
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有些電子郵件可以非常快回覆,但有些則需要稍微想一下,或查資料確認才能回復。
此時,如果不想讓對方以為你忽略這封信件,但當下確實沒辦法回覆,就 ...
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活動課程雜誌調查所Podcast登入/
註冊熱門新聞活動會員PodcastShutterstock5種常見英文Email回覆格式,倍增你的工作效率2017.05.31職場/工作術經理人月刊每個對自己稍有期望的工作者,都希望自己能變得更有生產力。
這不只能讓老闆、同事認為你能信任。
做事快速也意味著提早下班,增加跟家人相處的時間。
每個對自己稍有期望的經理人,都希望自己能變得更有生產力。
這不只能讓老闆、同事認為你能信任。
做事快速也意味著提早下班,增加跟家人相處的時間。
至於該從何處著手,《Success》建議可以從「電子郵件」的腳本開始。
對於一些大企業的員工,即便是基層,一天2、300封郵件還是跑不掉。
更不用提有些還得用英文回復,光是想措辭有沒有錯,就得考慮半天。
以下列出常用的5種情境,讓你能事先將內容準備好,寄信時只要填入關鍵字即可:晚點給答案的回覆有些電子郵件可以非常快回覆,但有些則需要稍微想一下,或查資料確認才能回復。
此時,如果不想讓對方以為你忽略這封信件,但當下確實沒辦法回覆,就可以依靠下面這個副本表示「收到了!但我需要一點作業時間。
」Hi[Name],
Thankssomuchforyourquestionabout[topic].
IjustwantedtoletyouknowthatI’mlookingintoitandwillgetbacktoyoubeforetheendofweekwithananswer.
Ifyouneedmetogetbacktoyousooner,pleaseletmeknow!Best,
[Yourname]嗨〔名字〕,感謝您詢問有關〔主題〕的問題,但我手邊正好忙不過來,尋找該份資料也需要一點作業時間,所以我會在本週結束前回覆您。
如果您需要我盡快回覆,再跟我說一聲。
〔名字〕敬上正在氣頭上的郵件回覆當你正在氣頭上,最差的處理方式就是把情緒帶到工作場合。
為了避免這種情況,你可以經由事先寫好一份心平氣和的腳本,在情緒來臨時,跟客戶或同事溝通:Hi[Name],
Thankyouforyourhonestyandconstructivefeedback.Iunderstandwhereyou’recomingfrom,andthinkitwouldbehelpfultodiscussfurther.
Doyouhavetimetoaddacallorcupofcoffeetoyourschedulethisweek?Ithinkitwouldbehelpfulforustotalkaboutnextsteps,andhowwemightavoidsimilarmiscommunicationinthefuture.
Best,
[Yourname]嗨〔名字〕,感謝您有建設性和真誠的回覆。
我知道您的建議都是合情合理的,也認為這對未來的合作有幫助。
所以想請問您本週有時間跟我喝一杯咖啡,或是打一通電話嗎?我覺得這會對我們如何進行下一步有幫助,也能降低彼此間溝通的誤解。
〔名字〕敬上共享文件、作業流程如果你剛好負責到部門的資料庫,或一些文件管理,就會很常有同事寄信請求你要共享某些資料。
如果你剛好沒事,當然願意幫忙,但如果那天忙翻了,又收到這類訊息就會想要翻白眼。
所以你可以先打好以下副本,以防手邊工作很多時,還得額外花時間解決這些例行公事:Hi[Name],
Thanksforreachingoutwithquestionsabout[procedure]!
Weprefertouse[program],andI’veoutlinedtheprocessfor[project]below:
[Insertnumberedlist]
Ifyouhaveanyquestionsalongtheway,don’thesitatetoreachout.
Best,
[Yourname]嗨〔名字〕,謝謝你對〔檔案、資料〕提出的申請。
我會建議你使用〔程式名〕,針對這項〔專案〕的使用流程詳述如下:〔插入資料連結〕如果還有任何問題,請隨時跟我聯絡。
〔名字〕敬上介紹同事給別人手邊太多工作,行程都排滿滿了。
但你有恰好知道有其他適合人選,你可以這樣打:Hi[Name],
Thanksforthinkingofmeforthisproject.Unfortunately,myscheduleisjam-packedthisweek.
Idohaveacoworkerwhohashelpedoutwithsimilartasksinthepast.I’dbehappytoreachouttoherandseeifshehastimetoworkonthis.
Howthissound?
Best,
[Yourname]嗨〔名字〕,感謝您邀請我參與這項專案。
不幸的是,我本週的行程滿到週末。
但我有個同事過去曾做過類似的專案。
如果不介意的話,我可以幫你聯絡她,並幫忙詢問他是否有時間。
聽起來如何?〔名字〕敬上附加信件「檔案如附件。
」「FYI。
」應該是經理人們最常使用的信件用語,不把它變成制式格式都對不起自己:Hi[Name],
Ihopeyou’rehavingagoodday.
Here’sthatdocumentIpromisedyou.Pleasefinditattachedbelow.
Ifyouhaveanyquestions,pleaseletmeknowandI’dbehappytoansweryourquestions.
Thanks!
[Yourname]嗨〔名字〕,希望妳今天一切順利。
你要的檔案如附件。
如果你有任何問題,請讓我知道,我會很開心。
〔名字〕敬上延伸閱讀:正式businessemail寫法大公開,讓你職場大加分!Hi,Dear,......原來,英文Email的招呼語不能這樣寫!現在才知道三行搞定英文email!業務移交、介紹新窗口,英文信怎麼寫?本文授權轉載自:經理人關鍵字:#數位工作術本網站內容未經允許,不得轉載。
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