appraisal - 鑑定 - 國家教育研究院雙語詞彙
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鑑定
appraisal
林素甘
2012年10月
圖書館學與資訊科學大辭典
名詞解釋: 鑑定或稱檔案鑑定,大陸學者則稱「檔案價值鑒定」,依據國際檔案理事會(InternationalCouncilonArchives,簡稱ICA)的定義,鑑定係指「基於其檔案價值,決定文書或檔案最終處理的一個基本檔案功能。
」在我國檔案管理局制訂的《機關檔案管理作業手冊》中,鑑定是指「依據檔案內容、形式屬性及應用需求,遵循一定原則與步驟,選擇適當方式、方法及基準,判定檔案保存價值,作為決定檔案保存年限及提供檔案銷毀、典藏或移轉等清理決策參考之過程。
」簡單而言,鑑定為「檔案典藏單位對於所收到的檔案、資料,依據一定的標準與方法,判斷其內容的價值,以決定是否收藏的過程」。
檔案鑑定進一步區分可分為狹義與廣義兩種定義,前者指判斷文書檔案的檔案價值,以決定其保存與否;而後者則是執行檔案單位採訪工作中的選擇。
傳統上,檔案鑑定傾向於採用狹義定義,強調評估文書檔案之實際或潛在價值,以決定其在檔案單位之收藏與否。
辦理鑑定作業之結果有二,一為檔案進入典藏單位保存;一則進入清理程序。
在《機關檔案管理作業手冊》中建議辦理檔案鑑定的時機為:(1)因修訂檔案保存年限區分表而有需要者;(2)辦理檔案銷毀或應用產生疑慮或發生爭議者;(3)檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者;(4)檔案因天災或事故致毀損者;(5)機關永久保存檔案移轉檔案管理局前;(6)辦理電子檔案轉置、移轉(交)或清查階段;及(7)規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段。
檔案人員在辦理檔案鑑定時,依據需求、彈性、客觀、完整、不受媒體拘泥、去蕪存菁及參考案例等7項原則,分析檔案資料概況,選擇適當的鑑定方式,如內容鑑定、功能鑑定或宏觀鑑定等方式。
檔案鑑定可採取下列一種或數種方式進行:(1)邀請學者專家鑑定;(2)邀請利害關係人參與分析;(3)邀集業務單位會審;(4)進行檔案內容審查;(5)選擇代表性檔案審查;(6)舉辦公聽會;(7)公開資訊徵詢大眾評論;(8)選擇鑑定基準進行檢核;(9)辦理焦點團體座談;(10)訪問相關人事物;(11)檔案使用調查;及(12)其他適當方法,如文獻分析、相關機關協商、輿情資訊研析或參酌過去相關檔案鑑定之結果。
檔案人員在選定的鑑定方式、方法與基準下,評估和判定文書檔案之檔案保存價值,以決定文書檔案之最終處理。
鑑定作業完成後,應將鑑定過程、結果及建議做成鑑定報告。
參考資料:薛理桂(2004)。
檔案學導論。
臺北市:五南。
檔案管理局(2010)。
機關檔案管理作業手冊。
臺北市:檔案管理局。
Walne,P.(Ed.)(1988).Dictionaryofarchivalterminology(2nded.).Munchen:K.G.Saur.
鑑定
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