Trial Balance: Rules Explained With Examples - Khatabook

Rules in drawing the Trial Balance: · All liabilities must be reflected on the credit side and assets reflected on the debit side. · Gains and ... Home(current) AboutUs Newsroom QR JoinUs Blog Category GoldRate BusinessLoans MoneyManagement Gold AccountingandInventory Khata Salary IncomeTax Tally HSNCodeListandGSTRateFinder CreditScore Payments News Import&Export GST BusinessTips Calculators GST Calculator HRAExemptionCalculator PF Calculator BusinessLoanEmiCalculator GratuityCalculator PPFCalculator EMICalculator LoanAmountCalculator LoanTenureCalculator SimpleInterestCalculator EPFCalculator SalaryCalculator ContactUs Login All GoldRate Salary Payments News GST BusinessTips GetAppLink AccountingandInventory ViewMore BusinessLoans MoneyManagement Gold Khata IncomeTax Tally HSNCodeListandGSTRateFinder CreditScore Import&Export ಕನ್ನಡ తెలుగు मराठी ଓଡିଆ ગુજરાતી বাংলা മലയാളം English ਪੰਜਾਬੀ हिन्दी অসমীয়া தமிழ் ಕನ್ನಡ తెలుగు मराठी ଓଡିଆ ગુજરાતી বাংলা മലയാളം English ਪੰਜਾਬੀ हिन्दी অসমীয়া தமிழ் Blog /AccountingandInventory Play Pause Resume Copytoclipboard CopyLink Play Pause Resume LinkCopied writtenbyKhatabook|September1,2021 × Tableofcontent Tableofcontent Tableofcontent TrialBalance:RulesExplainedWithExamples Whatisatrialbalance?Thetrialbalanceisasummationoforlistofcreditanddebitbalancesdrawnfromthemanyledgeraccountslikethebankbalance,cashbooketc.Thecardinalruleofthetrialbalanceisthatthetotalofthetrialbalancedebitandcreditaccounts andba lancestakenfromtheledgersshouldbethesameortallied.Thisisbecauseeverytransactionhasacreditanddebitentryoraneffectwithdualconsequences.Whenanaccountingperiodendsorattheendofeachmonthwhentheledgersaretalliedanddulyextracted,itisthetrialbalancethattestswhetherthetotalcreditsandtotaldebitsareinasystematicpatternornot.Ifnot,thereisanerrororinaccuracyintheledgerentries.ItistheprimaryaccountstatementfromwhichseveralfinancialstatementsliketheBalancesheetorP&LorTradingandProfit&Lossaccountandmoreareprepared. TheObjectivesofaTrialBalance:  Thetrialbalanceisusedtopreparefinancialstatementsfromtheledgerandjournalentries.Itisthebasisforpreparingthefinancialstatementslikebalancesheetetc.,andthefinalP&Laccounts.Thetrialbalanceformat anditsobjectivesinclude: Assessingtheledgeraccounts'arithmeticalaccuracywhenthetotalcreditisequaltothetotaldebt. Locatingledgerandjournalerrorsorinefficienciesinthemanystagesoftheaccountingsystem.Sucherrorsmayarisewhenpostingtheledgerorjournalaccountswiththemanyentries,calculationormanualerrorsinenteringvalues,totallingthesubsidiaryledgers/journals,trialbalancepostingerrors,etc. PreparingthevariousfinancialstatementsliketheP&Laccount,balancesheet,otherfinancialstatements,accountingrecords,etc.  ExpensesandincomeentriesaretakenfromledgeraccountsfortheP&Laccount, Journalentriesarerequiredforthebalancesheet.  Thus,thetrialbalanceisthefoundationalbridgebetweenthefinancialstatementsandthevariousaccountingrecords. TrialBalanceFeatures: Thetrialbalanceisastatementofaccountsandnotanaccountbyitself.Itisalsoneverapartofthefinalfinancialstatements. Itcontainsthesummationofcreditanddebitbalancesdrawnfromthemanyledgeraccountsinatrialbalanceformat. Itsobjectiveistoprovethearithmeticaccuracyofitsentriessince,inaTrialbalance,thecreditanddebitbalancesareequal.Itdoesnotverifytheinaccuracies,however,whichrequiresanaudittoproveinaccuraciesinthecredit/debitbalances. EveryaccountingyearhasaTrialbalancedrawnatitsend.Ifneeded,suchtrialbalancesheetscanalsobedrawnmonthly,half-yearly,quarterly,orevenweekly. ItisthefoundationstoneofallaccountstatementsandtheconnectingbridgebetweentheProfitandLossAccount,Booksofaccounts,andtheBalancesheet. Trialbalancetypes: Therearethreedifferenttypesoftrialbalancesdrawnatvariousaccountingcyclestages. The3trialbalancesare- AdjustedTrialBalance. UnadjustedTrialBalance. PostclosureTrialBalance. RulesindrawingtheTrialBalance: Herearetherulesofatrialbalance. Allliabilitiesmustbereflectedonthecreditsideandassetsreflectedonthedebitside. Gainsandincomemustbereflectedonthecreditsideofatrialbalance. Expensesmustbereflectedonthedebitsideofthetrialbalance. AlsoRead:ProfitandLoss,AccountandStatement  ErrorsinaTrialBalance: TheTrialBalanceensuresthedebitandcreditentriesmatchwitharithmeticalaccuracybuttheydonotportraytheaccuracyoftheledgeraccount.Let’sexploresomeoftheerrorsthatcanoccurinatrialbalance.  ErrorsofCommission: Theseerrorsoccurwhenthecorrectamountisintherightclassofaccountsbutthewrongaccount.Forexample,MrCsoldgoodsworthRs1000/-toMrXandenteredthemasGoodsSoldintheaccountofMrY.  ErrorsofOmission: Theseerrorsareerrorswhereatransactionisnotreflectedorcompletelyomitted.Forexample,ifgoodsworthRs1000/-weresoldtoMrBandcompletelyomittedfromthebooksofaccounts,thetrialbalancewillstillshowthedebitsandcreditsasmatchedsinceboththedebitandcreditforRs1000/-areunderstatedintheTrialBalance. ErrorsofPrinciple: Thesetransactionsreflectthecorrectamountbutonthewrongsideandclassofaccounts. Forexample,thepurchaseofafixedassetcariswronglyreflectedintheExpensesAccountformotorvehicles,arevenueexpenseaccount. CompensatingErrors: Theseerrorsoccurwhentwoormoresamevalueaccountsoccuronboththecreditanddebitsides.Forexample,insteadofdebitingtheFixedAssetaccountbyRs50,000/-,theSales(creditaccount)isprovidedRs50,000/-. Reversalofentries: Theerrorsoccurduetothecorrectaccountsbeingrecordedbutonthewrongside.Thetrialbalancewillstillbalanceinthiscase.Forexample,Rs20,000/-incashfromMrAwaswronglydebitedtotheiraccount,andacreditentrypassedforCashBook.  Errorsoftransposition: Theseentriesoccurwhenthenumericalvaluesoftherightentryarewronglywrittenwithtransposedvalues.Forexample,Rs4235/-waswronglywritteninsteadof4,523/-. Stepstopreparethetrialbalancesheet: Thetrialbalanceisthefirststepofpreparingthefinalfinancialaccounts,wherethestatementsoftheclosingbalancefromgeneralledgersaccountsareconsidered.Thestepstopreparethetrialbalanceare: Firstlypreparetheledgeraccountsandtheclosingbalancesofeveryaccountinit.Forexample,thebankoverdraftintrialbalance, the commissionreceivedintrialbalance and generalexpensesinfinalaccounts, amongtheothers. Nowpostthesebalancesintothetrialbalance’screditanddebitcolumns.  Expensesandassetsareaccountedforasdebitbalances,whileincomeandliabilitiesareconsideredcreditbalances. Next,calculatethetotaldebitandcreditbalances. Ifthetrialbalanceisaccurate,thesumofcreditanddebitbalancesshouldbeequal. Incaseofanydifferencesinthebalances,youmustundertaketrialbalanceerrorrectificationthroughanauditoftheaccounts. Trialbalanceformatandexample: Takealookatthebelowformatofatrialbalanceofafirm. Asshownabove,theledgeraccountsarementionedinthefirstcolumn,andtheirvariousentriesareshownascreditordebitentriesintherespectivecolumns. Formatoftrialbalance: TrialBalanceofABCLtdasondd/mm//yy. SINo Particulars L.F Amount(Rs)Dr Amount(Rs)Cr           TrialBalanceExample: ABCLtdTrialBalanceon31-March2020(inDollars) Accounts Debit(Dr) Credit(Cr) Cash 1,20,280 - AccountsReceivable 9,500 - OfficeExpenses 2,500 - PrepaidRent 800 - PrepaidInsurance 220 - Officefurnitureandequipment 15,000 - Bankloan - 15,000 AccountsPayable - 5,000 UnearnedRevenues - 9,500 Capital - 1,21,200 Drawings 5,000 - CommissionRevenue - 12,500 SalaryExpenses 9,900 - Total 163,200 163,200 TrialBalanceForms: Thetrialbalancecanbedrawninthebelowtwoforms.Namely,  LedgerForm wherethetrialbalanceiscastintheformofanaccountwithcreditanddebitsides.Bothsideshavethefirstcolumnhavingtheaccountname,amountcolumn,foliocolumn,etc. JournalForm wherethetrialbalancetakesthejournalformwithacolumnforserialnumbering,accountname,debit/creditamounts,ledgerfoliodetails,etc.,includingthepagenumberonwhichtheaccountisenteredintheledgers. However,duetothedualnatureofentrieswitheachofthedebtorsintrialbalance havingacorrespondingcreditentryandviceversa,thetrialbalance,whenright,mustalwaystally. Trialbalanceitemslist: AsseenintheformatoftheTrialBalance,thereareseveralcreditanddebitaccountsaccountedfortherein.Hereisaquicktabletohelpclassifythem.       DebitSide CreditSide TotalAssets(Cashinbank/hand,BuildingsandLand,Inventory,PlantandMachinery,andmore.) Expenses(Freight,inwardcarriageexpenses,rents,salary,rebates,Commission,etc.) Sundrydebtorsinthetrialbalance    Losses(Inwardreturns,baddebts,depreciation,debitstoP&LA/c,etc.)   Purchases Totalliabilities(Unsecured/Securedloans,Bankoverdrafts,mortgageloans,outstandingbillsandexpensespayable,andmore.) Reservesinfunds,depreciationprovisions,generalreserves,accumulateddepreciationonplantandmachinery,etc. SundryCreditors Gains(Outwardreturns,recoveredbaddebts,discountreceived,creditstoP&L,etc.) Sales Modern-dayadvancesinaccountingandTrialBalances: Thetrialbalancehelpsdetectanyerrorsaccurately.But,withbusinessneedsbecomingmorediverse,financialstatementsareneededtobeinalignmentwithbusinesshealthandfundingsothateffectivedecisionscanbemade.MostbusinessesuseadvancedaccountingsoftwarelikeTallyPrime,TallyERP9,etc.,tomaintaintheirbooks,drawfinancialreportsandstatements,andusefinancialdataforanalyticalreports.Hence,youneednoteverhavetobalancecreditsanddebitsanymoretodrawTrialbalancesheets,asTallyPrime,anaccountingsoftware,ensuresthematchingofcreditsanddebitswhenrecordingtransactionsautomatically.Thisisalsoamoreefficient,reliable,accuratewayofrecordingtransactionsdigitallywhilesavingeffort,time,resources,andmore.  AlsoRead: DoubleEntrySystemofAccounting Conclusion: Inthisarticle,wehaveseenhowthetrialbalanceisprepared,whatistrialbalanceinTallywithtrialbalanceexamples.AreyouawareofanaccountingsolutionBizAnalystwhereyoucaneffectivelymanageyouraccountingneeds?ForTallyusers,thisapplicationcanbeusedforvariousfunctionssuchasdoingdataentry,sendingpaymentremindersandmaintainingpropercashflow.Italsoaidsintheanalysisofsalesthroughwhichsignificantdata-drivendecisionscanbetakenforbusinessgrowth. FAQs Q:WhatismeantbyAccumulatedDepreciation? Ans: Allassetshavealimitedlifeandareducedvalueduetowearandtearanduse.Thisiscalleddepreciation.Accumulateddepreciationmeansthetotaldepreciationamountsofacompanyonitsassetsforthespecifiedperiod. Q:Whoarecreditors/debtorsinaTrialBalance? Ans: Businessesrunonmoneyandtheoutflow/inflowofcash.Creditorsanddebtorsarealwaysinvolvedinshapingthebusiness’cashflowandefficientworkinguse.Anindividualwhosuppliesservicesorgoodstothefirmoncreditisasundrycreditor.Similarly,asundrydebtorisanindividualtowhomthefirmsuppliesservicesorgoodsoncredit.TheseentriescanbefoundintheTrialBalanceandP&LAccount. Q:WhatisthemeaningofBadDebtsintheTrialBalance? Ans: Baddebtsaretheorganisation’sdebtsthatareeitherirrecoverableoruncollectable.Inbusinessterms,baddebtsarealosstothecompanyandhenceshouldbelimited.ItistransferredtothelosssideoftheP&LaccountandisalsoreflectedintheTrialBalancesheetasanentryrecoverablefromitsprofits.   Q:WhatismeantbytheProfit&LossA/C? Ans: AProfitandLossAccountisafinancialstatementmeasuringthelossandprofitoftheaccountingperiodbasedonitsbusinessactivitiesandreflectingtheenterprise'sfinancialhealth.ItisalsoknownastheExpenseandIncomeStatement.ItusestheTrialBalancesheetasitsbasis. Q:HowtopreparetrialbalanceinInventory? Ans: Inventoryistheavailablestockofphysicalidlegoodswiththemonetaryvalueheldbytheorganisationintheformofrawmaterials,packedstock,stockinpackaging,processingetc.Inventorycanbeinincompleteorcompletestatesandisusedinthenearfuture.Itispreparedbyevaluatinginventoriesofsales,repairedgoods,defectivegoods,goodsinthemanyprocessesetc. Q:Whatismeantbyageneralledger? Ans: GeneralLedgersumsupthefinancialaccounttransactionsandentriesinanygivenperiodintheprescribedledgerformattoquicklyascertaintheperiod’sclosingbalance.Theledgerorjournalistheprimarybookofaccounts.Itcontainsreal,personal,andnominalaccountsandtheentriespassedunderthemreflectingtheamountsascredits/debitsintheamountcolumn. Ithastwosides,namelythecreditontherightanddebitontheleftofeachaccount,thedate,thefolioorpagenumberonwhichtheaccountappears,andparticularsoftheaccount.Here’showitlooks. Date Particulars JournalFolio Amount(Rs.) Date Particulars JournalFolio Amount(Rs.)                                                   Disclaimer: Theinformation,productandservicesprovidedonthiswebsiteareprovidedonan“asis”and“asavailable”basiswithoutanywarrantyorrepresentation,expressorimplied.KhatabookBlogsaremeantpurelyforeducationaldiscussionoffinancialproductsandservices.Khatabookdoesnotmakeaguaranteethattheservicewillmeetyourrequirements,orthatitwillbeuninterrupted,timelyandsecure,andthaterrors,ifany,willbecorrected. Thematerialandinformationcontainedhereinisforgeneralinformationpurposesonly.Consultaprofessionalbeforerelyingontheinformationtomakeanylegal,financialorbusinessdecisions.Usethisinformationstrictlyatyourownrisk.Khatabookwillnotbeliableforanyfalse,inaccurateorincompleteinformationpresentonthewebsite.Althougheveryeffortismadetoensurethattheinformationcontainedinthiswebsiteisupdated,relevantandaccurate,Khatabookmakesnoguaranteesaboutthecompleteness,reliability,accuracy,suitabilityoravailabilitywithrespecttothewebsiteortheinformation,product,servicesorrelatedgraphicscontainedonthewebsiteforanypurpose.Khatabookwillnotbeliableforthewebsitebeingtemporarilyunavailable,duetoanytechnicalissuesorotherwise,beyonditscontrolandforanylossordamagesufferedasaresultoftheuseoforaccessto,orinabilitytouseoraccesstothiswebsitewhatsoever. 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July4,2022 MeaningofAccountancyandHowitDiffersFromAccounting June29,2022 InventoryManagement:ImportanceandBenefits PopularSearches GoldPriceChartIndia10Year | EpfPension | ExciseDuty | BillofMaterials | SaveMoney | Benchmarking | SalesTax | SarfaesiAct2002 | PettyCash | Omnichannel | GstonBooks | WebDeveloperSalary | AffiliateMarketingWebsites | AccountingRatios | IRR | GstRegistrationLimits | GoodCibilScore | IdeasforYoutubeChannel | PayScale | DoubleTaxationAvoidanceAgreement | LabourWelfareFund | DifferencesBetweenBookkeepingandAccounting | Form12bb | CertificateofIncorporation | DifferenceBetweenPrivateandPublicCompany | TaxEvasion | OnlineTeaching | ShareCertificate | CompetitionAct2002 | TypesofBusiness | DistributionChannel | DutiesofanAuditor | GstCertificationCourse | BusinessAnalystSalary | ITR3 | SolvencyCertificate | OnlineEarningSites | TypesofCheque | OrganizationalStructure | TypesofPartnership | MPIN | HowtoSaveMoney | GumastaLicense | InventoryControl | 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GoldRateinRajahmundry GoldRateinRaipur GoldRateinRaiganj GoldRateinRaichur GoldRateinPurulia GoldRateinPuri GoldRateinPundri GoldRateinKota GoldRateinKorba GoldRateinKollam GoldRateinKolhapur GoldRateinKohima GoldRateinKochi GoldRateinKharagpur GoldRateinKhammam GoldRateinKavaratti GoldRateinKarur GoldRateinKarnal GoldRateinKarimnagar GoldRateinNashik GoldRateinKannur GoldRateinKakinada GoldRateinKaithal GoldRateinWarangal GoldRateinKadapa GoldRateinJorhat GoldRateinJind GoldRateinJhansi GoldRateinJamshedpur GoldRateinPollachi GoldRateinPatna GoldRateinPanvel GoldRateinPanipat GoldRateinOngole GoldRateinNoida GoldRateinNizamabad GoldRateinNellore GoldRateinNandyal GoldRateinNanded GoldRateinNalgonda GoldRateinNagpur GoldRateinNagercoil GoldRateinVadodara GoldRateinMysore GoldRateinMuzaffarpur GoldRateinMohali GoldRateinMiryalaguda GoldRateinMeerut GoldRateinMangalore GoldRateinMandya GoldRateinMalappuram GoldRateinHowrah GoldRateinHosur GoldRateinHisar GoldRateinHassan GoldRateinHaridwar GoldRateinHaldwani GoldRateinGwalior GoldRateinGuwahati GoldRateinGuntur GoldRateinJamnagar GoldRateinJammu GoldRateinJalpaiguri GoldRateinJalgaon GoldRateinJalandhar GoldRateinJabalpur GoldRateinItanagar GoldRateinIndore GoldRateinImphal GoldRateinHubli GoldRateinPudukkottai GoldRateinProddatur GoldRateinPortblair GoldRateinPondicherry GoldRateinPanaji GoldRateinPalwal GoldRateinMadurai GoldRateinMachilipatnam GoldRateinLudhiana GoldRateinLucknow GoldRateinLatur GoldRateinKurnool GoldRateinKumbakonam GoldRateinKozhikode GoldRateinNewdelhi GoldRateinDurgapur GoldRateinDispur GoldRateinDindigul GoldRateinDibrugarh GoldRateinDhule GoldRateinDharmavaram GoldRateinDhanbad GoldRateinDewas GoldRateinDehradun GoldRateinDavangere GoldRateinCoochbehar GoldRateinCoimbatore GoldRateinChittoor GoldRateinChitradurga GoldRateinChandigarh GoldRateinBokaro GoldRateinBilaspur GoldRateinBikaner GoldRateinBijapurkarnataka GoldRateinBidar GoldRateinBhopal GoldRateinBhiwani 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GoldRateinAhmedabad GoldRateinJaipur GoldRateinGurgaon GoldRateinIndia GoldRateinRourkela GoldRateinRohtak GoldRateinRewari GoldRateinRewa GoldRateinRatnagiri GoldRateinRajnandgaon GoldRateinBangalore GoldRateinBhubaneswar GoldRateinVizianagaram GoldRateinUjjain GoldRateinRaigarh GoldRateinAgra GoldRateinAmbikapur GoldRateinAmbala GoldRateinAllahabad GoldRateinAligarh GoldRateinAkola GoldRateinAjmer GoldRateinAizawl GoldRateinAgartala GoldRateinAdilabad GoldRateinKanpur GoldRateinAmritsar GoldRateinAnand GoldRateinAsansol GoldRateinAurangabad GoldRateinBahadurgarh GoldRateinIndianCities GoldRateinVisakhapatnam GoldRateinVijayawada GoldRateinVaranasi GoldRateinVellore GoldRateinVaniyambadi GoldRateinTiruchirapalli GoldRateinThrissur GoldRateinThanjavur GoldRateinThane GoldRateinTenali GoldRateinTadepalligudem GoldRateinSuryapet GoldRateinSrinagar GoldRateinSurat GoldRateinSrikakulam GoldRateinSriganganagar GoldRateinSonipat GoldRateinSolapur GoldRateinSivakasi GoldRateinSirsa GoldRateinSiliguri GoldRateinSilchar GoldRateinRatlam GoldRateinRanchi GoldRateinRajkot GoldRateinRajahmundry GoldRateinRaipur GoldRateinRaiganj GoldRateinRaichur GoldRateinPurulia GoldRateinPuri GoldRateinPundri GoldRateinKota GoldRateinKorba GoldRateinKollam GoldRateinKolhapur GoldRateinKohima GoldRateinKochi GoldRateinKharagpur GoldRateinKhammam GoldRateinKavaratti GoldRateinKarur GoldRateinKarnal GoldRateinKarimnagar GoldRateinNashik GoldRateinKannur GoldRateinKakinada GoldRateinKaithal GoldRateinWarangal GoldRateinKadapa GoldRateinJorhat GoldRateinJind GoldRateinJhansi GoldRateinJamshedpur GoldRateinPollachi GoldRateinPatna GoldRateinPanvel GoldRateinPanipat GoldRateinOngole GoldRateinNoida GoldRateinNizamabad GoldRateinNellore GoldRateinNandyal GoldRateinNanded GoldRateinNalgonda GoldRateinNagpur GoldRateinNagercoil GoldRateinVadodara GoldRateinMysore GoldRateinMuzaffarpur GoldRateinMohali GoldRateinMiryalaguda GoldRateinMeerut GoldRateinMangalore GoldRateinMandya 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