規劃專案的12個步驟- Project Club 專案管理輕鬆學
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規劃專案的12個步驟 · 1.定義範疇 · 2.確定您的專案發起人 · 3.確定可用資源 · 4.檢查時程 · 5.建立WBS · 6.切分成小步驟 · 7.制定一個計劃草案 · 8.草案檢討與反饋.
規劃專案的12個步驟
如果我們有好多好多的事情要做,誰不愛擁有一個清單?告訴自己該做什麼,並且詳細的條列出來,下次只要依循這些清單上面的步驟,我們就可以完成一個專案,又不用害怕遺漏甚麼東西,那該有多好呢?當然身為負責這個專案的你,以下步驟可以幫助你更輕鬆有效的規劃專案。
1.定義範疇
這是一個規劃專案的重要第一步,此專案要做甚麼、包含的範圍有多廣,必須在何時完成,你必須把這個大餅畫出來再做細分,才能夠掌握此專案的正確方向。
2.確定您的專案發起人
每一個專案都會有一個發起人或利益相關者,找出這些人都是誰。
他們必定會對此專案有一定的影響力,以確保該專案向前推進時,該找誰來溝通,並且一同策劃專案的方向,有了這個專案發起人,可以讓專案經理更輕鬆的管理專案。
3.確定可用資源
當你在定義範疇的時候,你就必須清楚你需要多少的資源才得以完成此專案,他們是技術性質的嗎?他們需要一個特殊的技能或培訓嗎?他們是已經在公司裡面嗎?或他們需要被聘用或簽約。
專案開始之前,你必須把資源分配好。
4.檢查時程
專案規劃最重要的部分就是專案時程,你必須要了解你有多少的事情要做,搭配上你的資源必須花費多少的時間,雖然我們的時間總是在變,我們有許多無法控制的因子,沒有辦法確定正確的時間,但是如果有一個完美的甘特圖,可以讓你更能夠掌握專案的進度。
5.建立WBS
將你的專案展開,越小的事越容易完成,所以把WBS展開的仔細點,會更有幫助。
許多人都會選擇用心智圖的方式,能夠簡單明瞭的看到所有的任務項目,讓你在報告的時候也可以有漂亮且專業的圖來呈現。
6.切分成小步驟
如果接到手上的是一個很大的專案,你可能不知道該從何處下手,如果你把專案切得越細,你就可以更清楚,你所需要的資源和時間,也更能夠做細部的掌控,所以只要有一個好的觀念,相信再大的專案也難不倒你。
7.制定一個計劃草案
當你正在做一個專案時,你必須清楚到成本、時間、資源,大致上需要做些什麼。
你可以把這些擬定成一個計畫草案,這是你第一次把所有的東西都整合在一起,也有可能會寫上專案開始的時間以及預計完成的時間,讓你的團隊們能夠知道整個計畫的概要。
8.草案檢討與反饋
當你完成了第七步驟的草案後,你就可以發佈給團隊成員們,大家找個時間做個會議,在會議當中,團隊成員們可以對草案提出反饋,在這樣的溝通與互動過程中,能夠將專案計畫導到更接近完美的專案計畫。
9.完成精確計畫
現在該計劃正在向前推進,透過反饋與檢討讓專案計畫逼近完美了,現在就開始把這些資訊整理、討論該如何去做執行,讓這個專案開始啟動吧!
10.監測進展情況
開始做執行的階段,你必須不斷監測也許是每一周或是每一天,你必須要好好的規劃,在執行的過程中,難免會出現一些意料之外的事情,所以你必須要趕緊處理,也許是停止或者找解決的方法。
身為一個專案經理人,在這個時候是非常重要的,如果搭配一個好的專案軟體,會讓你的專案更加順利。
11.保留所有文件
在執行一個專案時,我們無法確保此專案會一直照著我們的規劃走,如果有些突發狀況,雖然不是我們預期的,但我們還是要把他記錄下來,這樣的專案紀錄可以讓整個專案更逼近寫實,也可以讓之後的成員們,有一些資料能夠參考與學習。
12.專案結束仍要保持聯繫
最後,你已經完成專案了,但是你不能確保此專案之後不會有任何問題,有些地方還是需要專家的幫忙,如果你的技術部門是外包的,那你就必須要隨時與你的外包商聯繫,如果哪一天突然發生突發狀況,你才不會找不到人來幫你處理,隨時關心團隊成員,也可以建立良好的人脈關係唷!
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