法規內容-桃園市政府文書處理要點

十、公文程式之類別說明如下：. (一)本府公文分為令、函、公告及其他公文四種：. 1、令：發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政. 規則及人事命令時使用。

2、函：各 ... 跳到主要內容區塊 ::: 現在位置： 法規內容  友善列印 法規內容 法規名稱： 桃園市政府文書處理要點 公發布日： 民國105年06月08日 發文字號： 府秘文字第1050123335號函 法規體系： 桃園市法規/秘書類 圖表附件： 桃園市政府文書處理要點附件.pdf 法規功能按鈕區 法規內容 編章節 條文檢索 條號查詢 法規沿革 貳、公文製作 十、公文程式之類別說明如下：     (一)本府公文分為令、函、公告及其他公文四種：      1、令：發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政       規則及人事命令時使用。

     2、函：各機關處理公務有下列情形之一時使用：       (1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復，或為下 　　　　　　　達行政規則時。

      (2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。

      (3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。

      (4)民眾與機關間之申請或答復時。

     3、公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之 　　　　　　對象宣布周知時使用。

     4、其他公文：其他因辦理公務需要之文書，類別如下：       (1)書函：        甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。

       乙、適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通 　　　　　　　文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用 　　　　　　　，其性質不如函之正式性。

      (2)開會通知單或會勘通知單：召集會議或辦理會勘時使用（ 　　　　　　　格式如附件一）。

      (3)公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等得以電話簡 　　　　　　　單正確說明之事項，經通話後，發（受）話人認有必要時 　　　　　　　，得將通話紀錄作成二份，以一份送達受（發）話人簽收 　　　　　　　，雙方附卷，以供查考（格式如附件二）。

      (4)手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。

      (5)簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首 　　　　　　　長有所陳述、請示、請求或建議時使用。

      (6)報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等； 　　　　　　　或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。

      (7)箋函或便簽：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用 　　　　　　　（箋函作法舉例見附錄六）。

      (8)聘書：聘用人員時使用。

      (9)證明書：對人、事、物之證明時使用。

         (10)證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使 　　　　　　 用。

          (11)契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用 　　　　　　　。

          (12)提案：對會議提出報告或討論事項時使用。

         (13)紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。

          (14)節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。

起首用「 　　　　　　 敬陳者」，末署「職稱、姓名」。

         (15)說帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予 　　　　　　 以支持時使用。

          (16)定型化表單。

  (二)上述各類公文屬發文通報周知性質者，以登載機關電子公布欄為 　　　　原則；另公務上不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱 　　　　、表報、資料蒐集等，得以發送電子郵遞方式處理。

十一、公文製作一般原則如下：  　　(一)文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，以達到公文程式條例第 　　　　　八條所規定「簡、淺、明、確」之要求，其作業要求：    　　 1、正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內 　　　　　　　容主題應避免偏差、歪曲。

切忌主觀、偏見。

      2、清晰：文義清楚、肯定。

       　　 3、簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。

   　　 4、迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時 　　　　　　　間內完成。

   　　 5、整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。

   　　 6、一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應 　　　　　　　力求一致，同一案情之處理方法不可前後矛盾。

   　　 7、完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度 　　　　　　　、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。

所提意見或辦法 　　　　　　　，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件， 　　　　　　　構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。

   (二)擬稿注意事項如下：    　　 1、擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準， 　　　　　　　所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者 　　　　　　　等，均應避免。

   　　 2、引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，如必須 　　　　　　　提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。

   　　 3、敘述事實或引述人名、地名、物名、日期、數字、法規條 　　　　　　　文及有關解釋等，應詳加核對，避免錯漏。

   　　 4、各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係 　　　　　　　重要者，請以括弧加註原文，以資對照。

   　　 5、文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供受文者 　　　　　　　抉擇，不得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如 　　　　　　　何辦理」等空言敷衍。

     　　 6、擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數 　　　　　　　文答復。

   　　 7、引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣，如「貴」、「鈞 　　　　　　　」等應改為「○○」、「本」或「該」等。

   　　 8、簽宜載明年月日及單位。

   　　 9、擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字 　　　　　　　號，俾便查考。

   　　10、案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文 　　　　　　　。

  　　     　　11、文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既定機關順序，由 　　　　　　　左至右依序排列。

   　　12、字跡力求清晰，不得潦草，如有添註塗改，應於添改處蓋 　　　　　　　職名章。

   　　13、文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字。

上下左右空隙 　　　　　　　，力求勻稱，機關全銜、受文者、本文等應採用較大字體 　　　　　　　，以資醒目。

   　　14、文稿有二頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋(印)騎縫章 　　　　　　　或職名章，同時依文件產生日期先後順序，晚者在上，早 　　　　　　　者在下，依序於各頁右下角編寫頁碼；但文件為雙面書寫 　　　　　　　或列印者，其背面頁碼於左下角為之，並統一以阿拉伯數 　　　　　　　字1，2，3...編寫，並於首頁編寫總頁數，先編本文，續        編附件，簽稿併陳者，以簽為上，稿為下編寫。

   　　15、文稿之數字書寫參考附錄五公文書橫式書寫數字使用原則        。

   (三)分段要領如下：    　　 1、主旨：        (1)為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要         。

       (2)主旨不分項，文字緊接段名冒號之右書寫。

   　　 2、說明：        (1)當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無         法於主旨內容納時，用本段說明。

       (2)如無項次，文字緊接段名冒號之右書寫；如分項條列，         應另列縮格書寫。

   　　 3、辦法：        (1)向受文者提出之具體要求無法在主旨內簡述時，用本段         列舉。

本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求         」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。

       (2)其分項條列內容過於繁雜或含有表格型態時，應編列為         附件。

   　　 4、主旨、說明、辦法三段，得靈活運用，可用一段完成者，        不須以二段、三段為之。

   (四)製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定：    　　 1、分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，        (一)、(二)、(三)……，１、２、３、……，(１)、(２)        、(３)；但其中“()”以半型為之（格式如附件三）。

   　　 2、內文：        (1)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之         。

       (2)阿拉伯數字、外文字母及併同於外文中使用之標點符號         應以半形為之。

   (五)文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、      副本、抄本（件）、影印本或譯本。

正本及副本，均用規定公 　　　　　文紙繕印，蓋用印信或章戳；以電子文件行之者，得不蓋用印 　　　　　信或章戳，並應附加電子簽章。

抄本（件）及譯本，不須加蓋 　　　　　印信或章戳。

抄本（件）、影印本及譯本，其文面應分別標示 　　　　　「抄本（件）」、「影印本」及「譯本」。

十二、公文結構及作法如下：  　　(一)令：    　　 1、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則：        (1)令文可不分段，敘述時動詞一律在前，例如：     　　　　甲、制定「○○○自治條例」、訂定「○○○施行細則 　　　　　　　　」。

    　　　　乙、修正「○○○辦法」第○條條文。

    　　　　丙、廢止「○○○辦法」。

    　　　(2)多種法規命令之發布或廢止，同時發布時，可併入同一 　　　　　　　　令文處理。

    　　　(3)發布應以刊登於本府公報或新聞紙方式為之，並得於機 　　　　　　　　關電子公布欄公布；必要時，並以公文分行各機關。

　    　　 2、人事命令：   　　　     　　　(1)人事命令：任免、遷調、獎懲。

    　　　(2)人事命令格式由人事主管機關訂定，並應遵守由左至右                之橫書格式原則。

 　　(二)函：    　　 1、行政機關之一般公文以函為主，函之結構，採用主旨、說 　　　　　　　明、辦法三段式。

   　　 2、行政規則以函下達，多種規則同時下達，可併入同一函內 　　　　　　　處理；其方式以公文分行或登載本府公報或機關電子公布 　　　　　　　欄。

但應發布之行政規則，依本點第一款第一目所定之發 　　　　　　　布程序辦理。

 　　(三)公告：    　　 1、公告之結構分為主旨、依據、公告事項（或說明）三段， 　　　　　　　段名之上不冠數字，分段數應視性質而定，得以主旨一段 　　　　　　　完成者，不須以二段、三段為之。

   　　 2、公告分段要領：     　　　(1)「主旨」應扼要敘述公告之目的及要求，其文字緊接段 　　　　　　　　名冒號之右書寫。

公告登載時，得以較大字體簡明標示 　　　　　　　　公告之目的，刊登於政府公報時，免蓋用印信。

    　　　(2)「依據」應將公告事件之緣由敘明，引據有關法規及條 　　　　　　　　文名稱或機關來函，得不載明來文日期、字號。

有二項 　　　　　　　　以上「依據」者，每項應冠數字，另列縮格書寫。

    　　　(3)「公告事項」(或說明)有二項以上者，每項應冠數字並 　　　　　　　　分項條列，另列縮格書寫，使層次分明，清晰醒目。

公 　　　　　　　　告內容僅就「主旨」補充說明事實經過或理由者，改用 　　　　　　　　「說明」為段名。

公告另有附件、附表、簡章、簡則等 　　　　　　　　文件時，僅註明參閱「某某文件」，公告事項內不必重 　　　　　　　　複敘述。

   　　 3、一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理， 　　　　　　　免用三段式。

   　　 4、公告得張貼於機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等 　　　　　　　大眾傳播工具廣為宣布。

如需他機關處理者，得另行檢送 　　　　　　　。

 　　(四)其他公文：     　　 1、書函之結構及文字用語比照「函」之規定。

   　　 2、定型化表單之格式由各機關自行訂定，並應遵守由左至右 　　　　　　　之橫書格式原則。

十三、公文用語如下：  　　(一)期望、目的及准駁用語，得視需要酌用「請」、「希」、「查 　　　　　照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見 　　　　　復」、「轉行照辦」、「應予照准」、「未便照准」等。

 　　(二)准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定 　　　　　。

 　　(三)直接稱謂用語：    　　　1、有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱 　　　　　　　「鈞」；自稱「本」。

   　　　2、對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「貴」；自 　　　　　　　稱「本」。

   　　　3、對機關首長間：上級對下級稱「貴」；自稱「本」；下級 　　　　　　　對上級稱「鈞長」，自稱「本」。

     　　　4、機關（或首長）對屬員稱「臺端」。

   　　　5、機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「臺端 　　　　　　　」；對團體稱「貴」，自稱「本」。

   　　　6、行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴 　　　　　　　機關」或「貴單位」。

 　　(四)間接稱謂用語：    　　　1、對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要 　　　　　　　時得稱「該」；對職員稱「職稱」。

   　　　2、對個人一律稱「先生」、「女士」或「君」。

十四、簽、稿之撰擬原則如下：  　　(一)簽稿之一般原則：    　　　1、性質：     　　　(1)簽為處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇         之依據，分為下列二種：     　　　　甲、機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽           末不必敘明陳某某長官字樣。

    　　　　乙、下級機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末           得用敬陳○○長官字樣。

    　　　(2)「稿」為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。

   　　　2、擬辦方式：     　　　(1)先簽後稿：     　　　　甲、有關政策性或重大興革案件。

    　　　　乙、牽涉較廣，會商未獲結論案件。

    　　　　丙、擬提決策會議討論案件。

    　　　　丁、重要人事案件。

    　　　　戊、其他性質重要必須先行簽請核定案件。

　  　　　(2)簽稿併陳： 　   　　　　甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述           之案件。

　   　　　　乙、依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。

　   　　　　丙、須限時辦發不及先行請示之案件。

　  　　　(3)以稿代簽為一般案情簡單或例行承轉之案件。

 　　(二)簽之撰擬：    　　　1、方式：     　　　(1)先簽後稿：簽應按主旨、說明、擬辦三段式辦理。

    　　　(2)簽稿併陳：如案情簡單，可不分段，以條列式簽擬。

    　　　(3)一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬         。

   　　　2、撰擬要領：     　　　(1)主旨：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分         項，一段完成。

    　　　(2)說明：對案情之來源、經過與有關法規或前案，及處理         方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。

    　　　(3)擬辦：為簽之重點所在，應針對案情，提出具體處理意         見，或解決問題之方案。

意見較多時分項條列。

    　　　(4)「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見         ，「擬辦」一段不重複「說明」。

 　　(三)稿之撰擬：  　　　　　1、草擬公文按文別應採之結構撰擬。

      2、撰擬要領：        (1)按行文事項之性質選用公文名稱，如「令」、「函」、         「書函」、「公告」等。

       (2)一案須辦數文時，應依下列原則辦理：         甲、須同時發本機關文及上級機關文者，應分稿並分別           取文號擬辦。

            乙、一文之受文者有數機關時，內容大同小異者，同稿           併敘，將不同文字列出，並註明某處文字針對某機           關；內容小同大異者，應分稿撰擬，如以電子方式           處理者，得用數稿。

       (3)函之正文，除按規定結構撰擬外，並注意下列事項：         甲、訂有辦理或復文期限者，應在主旨內敘明。

        乙、承轉公文，應摘敘來文要點，來文過長仍請儘量摘           敘，無法摘敘時，得列為附件。

        丙、概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦           」等，列入主旨，不在辦法段內重複；至具體詳細           要求有所作為時，應列入辦法段內。

        丁、說明、辦法分項條列時，每項表達一意。

        戊、文末首長簽署，敘稿時，為簡化起見，首長職銜之           後得僅書「姓」，名字則以「○○」表示。

        己、須以副本分行者，應在副本項下列明；如要求副本           收受者作為時，則應在說明段內列明。

        庚、如有附件，得在文內敘述附件名稱及份數；正、副           本檢附附件不同時，應於文內分別敘述附件名稱及           份數。

十五、本府公文製作應注意事項如下：    (一)公文受文者達五十人（單位）以上時，承辦人於公文製作系統      內將受文者資料製成群組，再由發文人員將該群組展開列印受      文者。

未製成群組者則由承辦人領回自發。

 　　(二)市長箋函之製作，承辦人於撰寫文稿後，列為附件，以簽陳陳      核府一層決行後，再行索取箋函，將文稿內文套印後寄發。

 　　(三)需以分繕或分址分文之公文，承辦人應於稿面右上方空白處加      註「請分繕」或「請分址分文」。

 　　(四)本府公文正副本單位如有二位以上議員者，應依據桃園市議會      議員通訊錄編號予以排序。

涉及函復個別議員提案，而副知該      選區全體議員者，正本受文者須為提案議員。

 　　(五)公文中「請查照」、「請鑒核」等期望、目的用語及稱謂語「      貴」、「臺端」，均無須挪抬。

 　　(六)公文凡具重要性、與本案相關、或需了解本案情況之機關（或      個人）時，均應使用副本，抄本僅限於留存於機關內部查閱時      使用。

 　　(七)府公文文稿決行層級，應依據本府分層負責明細表（甲、乙、      丙表）規定辦理。

各層決行之公文，對外行文時應依下列規定      附署：    　　　1、府文：     　　　(1)第二層決行，繕打「本案依分層負責規定授權局（處）         長、主任委員決行」字樣。

    　　　(2)第三層決行，繕打「本案依分層負責規定授權科（組）         長、主任決行」字樣。

    　　　(3)第四層決行，繕打「本案依分層負責規定授權股長決行         」字樣。

  　　　2、機關文：     　　　(1)第二層決行，繕打「本案依分層負責規定授權科（組）         長、主任決行」字樣。

    　　　(2)第三層決行，繕打「本案依分層負責規定授權股長決行         」字樣。

    　　　(3)第四層決行，繕打「本案依分層負責規定授權承辦人決         行」字樣。

 　　(八)本府公文書及附件以雙面列印為原則，本府所屬機關應比照辦      理。

 　　(九)為確保公文書整潔，包含簽、稿、公文及附件等，均不得使用      回收紙。

   (十)文書須記載年、月、日，配合流程管理，得註明時間；文書中      記載年份，一律以國曆為準，惟外文或譯件，得採用西元紀年      。

    (十一)文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或簽            名，並註明月日及時間（例如十一月八日十六時，得縮記為            1108/1600），以明責任。

簽名必須清晰，以能辨明為何人            所簽。