職場中不可不知的郵件禮儀 - 字媒體

郵件件正文長篇累牘，半天不見重點固然不好；但是那些認為「只為傳送一個附件 ... 更正」或「以此封為準」的郵件，會讓人覺得做事馬虎，無章法。

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「在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間」，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。

寫E-mail就能看出其人為人處世的態度。

你作為發信人寫每封E-mail的時候，要想到收信人會怎樣看這封E-mail，時刻站在對方立場考慮，將心比心。

同時勿對別人之回答過度期望，當然更不應對別人之回答不屑一顧。

主題應突出鮮明1.郵件主題的填寫應簡明扼要，且準確反映郵件精華內容，方便收件人在未打開郵件的時候知曉內容的大致方向；2.同時，非常緊急的郵件可以直接加上【緊急】【重要】等字眼，已引起對方重視；3.如果涉及英文辭彙，盡量不要用生僻難懂的。

正文一定不能空著郵件件正文長篇累牘，半天不見重點固然不好；但是那些認為「只為傳送一個附件文檔、無其他事情可說的郵件就可以把正文空著」的做法同樣是十分失禮的。

所謂的禮儀，本身就是一些不實用但是又十分有必要的小細節，而每一次郵件往來就像一次寒暄，試想，如果朋友給你帶東西，就把東西一放，只求帶到，但是半句話的互動都沒有，是不是也很沒禮貌？「某某，內容詳見附件，辛苦查收。

」等話語是十分必要的，新手們切勿犯類似錯誤。

正文勿長篇大論你要知道，大家都很忙，所以開門見山和分條縷析的郵件最受歡迎。

具體來說：1.當表達點較多時，可以採用金字塔協作原理中的「總+分+總」表達結構，即「開門見山+分步表述+歸納總結」。

2.如果超過兩件事，在分步表達時，盡量多用序號1234分段落，層次有序。

3.必要時可結合圖表、圖片來幫助內容表達，直觀有效。

4.最好在一封郵件中把所有信息一次性說清楚，不要過兩分鐘之後再發一封什麼「補充」、「更正」或「以此封為準」的郵件，會讓人覺得做事馬虎，無章法。

5.合理提示關鍵信息。

關鍵信息可以用粗體斜體、顏色字體、加大等形式重點突出，但必須適度且全文統一，否則。

6.若是回復他人諸多問題的郵件，最好把相關的問題複製到正文中，然後針對每一個問題在下面附上答案，且問題與答案的字體可採用不同顏色，以便區分。

禮貌用語很多人寫郵件會比較隨意，但切記：隨意不等於沒禮貌。

在即時聊天工具里，如微信、QQ，大家交談可能比較隨意，但是郵件還是屬於正式的溝通途徑，必須注意禮貌。

1.開頭的稱謂一定要有。

發給領導就寫」X經理」、發給同事就寫同事英文名或大家熟悉的稱謂、發給客戶就寫「X先生/女士」「X總」等。

如果是發給很多人，可以寫「各位夥伴」、「大家好」、「Dearall」等。

2.結尾的祝福不能少，可以是簡單的BestRegards或「祝您工作愉快」，給客戶專業點可以寫「順祝商祺」等。

3.結尾簽名要帶上。

郵件結尾加上簽名檔非常有必要。

簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，一般不超過4行。

這樣便於對方及時聯繫到你。

抄送人不可忽視1.首先明確什麼是主送人，什麼是抄送人。

主送人是受理這封郵件所提出問題的人，需給出反饋；抄送人是只需要知道這回事，沒有義務對非要對郵件予以回復，當然如果抄送人有建議，可以回復郵件。

2.跨部門及對外的郵件溝通中，一般都要注意抄送，抄送關係如下：任何對外郵件需抄送你的直屬領導；跨部門溝通、跟客戶的進一步溝通時需抄送郵件雙方的直屬領導。

3.抄送人的順序也是個大問題，因為人歷來對論資排輩十分重視。

一般來說，抄送順序默認的是職位從高到低排列，同級別同事之間按照與郵件內容關聯度從高到低添加。

24小時內務必回復郵件上班之後，一定要養成每天查收郵件的習慣，以防錯過重要信息。

收到他人的郵件，尤其是領導、客戶的郵件，必須及時回復，緊急重要的郵件收到后立即反饋，非重要緊急視情況在1-3小時內反饋，但一般不要超過24小時。

只要不是公司全員通知的公司公告、節日公告等郵件，其它郵件都要回復一下，哪怕只是回答最簡單的「郵件收到，非常感謝！」或者「郵件收到，我們正在處理，一有結果馬上告知您」等，不要讓對方苦苦等待，這也是對他人的尊重。

如果你正在出差或休假，應該設定郵件自動回復功能，提供外出時間內的接手人信息，以免影響工作。

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